La planification d\u2019une partie de la journ\u00e9e (60% maximum), \u00e9limine l\u2019ennui et les ennuis : <\/p>\n
- \n
- L\u2019ennui, dans le sens de la lassitude, puisqu\u2019il reste 40% de temps utilisable \u00ab\u00e0 la vol\u00e9e\u00bb. Vous pouvez y ins\u00e9rer des t\u00e2ches diverses, en cours de journ\u00e9e.\n
- Les ennuis, dans le sens des \u201cprobl\u00e8mes\u201d, puisqu\u2019avec une journ\u00e9e planifi\u00e9e \u00e0 100%, le moindre \u00e9cart provoque des retards en cascade, et un stress \u00e9vident.<\/li>\n<\/ul>\n
Ces retards peuvent appara\u00eetre, pour les petites t\u00e2ches comme pour les grandes : par exemple, \u201cpayer l\u2019assurance auto\u201d ne prend que 10 minutes, mais il suffit de se trouver \u00e0 court de ch\u00e8ques pour que la t\u00e2che s\u2019\u00e9ternise. On peut alors envisager de payer sur Internet par Carte Bancaire, mais comme ce n\u2019\u00e9tait pas pr\u00e9vu au d\u00e9part, ce sont les informations qui vont manquer (comme le mot de passe, par exemple). Certes, c\u2019est \u00e9galement un probl\u00e8me qui peut \u00eatre r\u00e9gl\u00e9 en 5 minutes, mais lorsqu\u2019on a pr\u00e9vu 10 minutes pour clore la t\u00e2che, la proc\u00e9dure devient co\u00fbteuse : elle multiplie la dur\u00e9e estim\u00e9e, et rogne sur le temps r\u00e9serv\u00e9 \u00e0 la t\u00e2che suivante. C\u2019est pour cette raison que sont pr\u00e9vus les \u00abtemps d\u2019issue\u00bb d\u2019une dur\u00e9e \u00e9gale \u00e0 un tiers (au moins) de la t\u00e2che. Il est l\u00e0 pour \u00e9viter les saturations. En supposant que l\u2019action vous prenne r\u00e9ellement 10 minutes, vous pourrez utiliser ce temps d\u2019issue pour faire autre chose qui n\u2019a pas \u00e9t\u00e9 planifi\u00e9, mais qui et \u00e0 faire. Par exemple, prendre rendez-vous chez le kin\u00e9, commander un g\u00e2teau d\u2019anniversaire, remettre un bon paquet de feuilles dans votre imprimante, vous inscrire \u00e0 CONFIANCE-COACH<\/a> pour la semaine prochaine, etc. <\/p>\n
Des t\u00e2ches qui selon votre exp\u00e9rience, et en toute probabilit\u00e9, ne pourront d\u00e9passer le temps imparti. Elles sont \u00e0 noter dans la case \u00abReste \u00e0 faire\u00bb de votre grille. Cette cas contient de toutes petites t\u00e2ches, trop courtes pour \u00eatre planifi\u00e9es. <\/p>\n
Mode d\u2019emploi (\u00e0 faire chaque matin, ou la veille)<\/h2>\n
Commencez par cr\u00e9er votre TODO-LIST sur papier libre. Reportez-y les engagements fix\u00e9s sur votre agenda (ou dans votre grille hebdomadaire \u2013 Module 05<\/a> -) lors de la planification de votre semaine. Pensez \u00e9galement \u00e0 la case A de vos matrices d\u2019Eisenhower (Urgent et Important). Si vous avez une matrice \u00abpotager\u00bb, il ne s\u2019agit pas de planter vos tomates en octobre. Si vous avez cr\u00e9\u00e9 une matrice \u00abmariage\u00bb, pr\u00e9vu dans 10 mois, il y a peut-\u00eatre des choses importantes que vous pouvez commencer \u00e0 faire aujourd\u2019hui, m\u00eame si elles ne sont pas urgentes. Si vous avez une matrice FACEBOOK ou VIADEO, ou TWITTER, ou BLOG (ou plus g\u00e9n\u00e9ralement \u00abpr\u00e9sence num\u00e9rique\u00bb), il y a peut-\u00eatre des choses \u00e0 publier aujourd\u2019hui, car demain ils perdront de leur pertinence.<\/p>\n
Bref, dans tout ce que vous avez pr\u00e9par\u00e9, il y a une s\u00e9lection \u00e0 faire, pour choisir vos 7 t\u00e2ches remarquables de la journ\u00e9e.<\/p>\n
Commencez par reporter dans votre grille les engagements de votre semaine :<\/p>\n
- \n
- Les rendez-vous qui sont \u00e0 heure fixe<\/li>\n
- Les rendez-vous avec vous-m\u00eame, s\u2019il y en a aujourd\u2019hui (l\u2019heure a \u00e9galement \u00e9t\u00e9 fix\u00e9e au moment o\u00f9 vous avez planifi\u00e9 votre semaine)<\/li>\n
- Les engagements-d\u00e9fis (l\u2019heure n\u2019est pas forc\u00e9ment fix\u00e9e, mais vous avez pris l\u2019engagement de le faire aujourd\u2019hui. Il est temps de fixer un horaire)<\/li>\n<\/ul>\n
Pr\u00e9voyez un tiers-temps d\u2019issue \u00e0 la suite de chaque activit\u00e9. <\/p>\n
Ensuite, prenez les \u00e9l\u00e9ments restants de votre TODO-LIST pour les placer dans les zones libres. Si ces zones sont trop courtes pour y placer de nouvelles activit\u00e9s, il est possible que ce soit d\u00fb \u00e0 la dur\u00e9e des t\u00e2ches pr\u00e9c\u00e9demment fix\u00e9es. D\u00e9coupez-les, et replanifiez-les. Si votre journ\u00e9e est satur\u00e9e, rappelez-vous de la notion d\u2019URGENCE (ce qui n\u2019aura aucun sens si vous le faites demain), et vous retrouverez vos priorit\u00e9s du jour.<\/p>\n
La d\u00e9cision avant l\u2019action<\/h2>\n
Nous nous sommes mis d\u2019accord sur le fait que pour planifier sa journ\u00e9e, il faut prendre le temps de le faire. L\u2019exercice peut para\u00eetre chronophage les premiers jours, mais il ne prend que 10 \u00e0 15 minutes lorsqu\u2019on d\u00e9cide de le ritualiser, et il nous permet de faire plus de choses dans une journ\u00e9e. <\/p>\n
Vous vous projetez donc \u00e0 diff\u00e9rents moments, et vous visualisez ce que vous allez faire et comment le faire en vitesse acc\u00e9l\u00e9r\u00e9e : vous n\u2019\u00eates pas encore dans l\u2019action, c\u2019est une phase d\u00e9cisionnelle, qui amorce l\u00e9g\u00e8rement la phase \u00e9motionnelle, mais sans s\u2019y attarder. <\/p>\n
Ensuite, vous pourrez commencer \u00e0 agir. Les \u00e9motions que vous ressentirez seront diff\u00e9rentes que celles que vous ressentez en vous interrogeant instant apr\u00e8s instant. La motivation sera plus grande, car vous relevez des d\u00e9fis envisag\u00e9s d\u2019avance, au lieu de subir les al\u00e9as de la journ\u00e9e. Ceci dit, les al\u00e9as ne manqueront pas (ce serait bien ennuyeux sinon) : vous constaterez action apr\u00e8s action, que les choses ne se passent pas comme pr\u00e9vu. Il y aura de bonnes surprises, et de mauvaises surprises. C\u2019est la diff\u00e9rence entre le pr\u00e9vu et le r\u00e9el. <\/p>\n
Comment noter le delta sur votre grille.<\/h2>\n
Dans mon exemple, ma premi\u00e8re action s\u2019est bien pass\u00e9e. J\u2019ai pay\u00e9 mon assurance en 5 minutes et j\u2019ai pu enchainer l\u2019action suivante, car il est encore trop t\u00f4t pour introduire l\u2019une des actions de mon cadre \u201cReste \u00e0 faire\u201d. La petite fl\u00e8che rouge vers le haut montre donc que j\u2019ai commence l\u2019installation de mon logiciel plus t\u00f4t. <\/p>\n
![\"planningReelPrevu1\"](\"http:\/\/www.auto-coaching.fr\/action\/wp-content\/uploads\/2011\/06\/planningReelPrevu1_thumb.jpg\" "\\"planningReelPrevu1\\"")
<\/a> <\/p>\nEn pleine action, je rencontre un probl\u00e8me : le site me demande la date de naissance du titulaire de la carte bancaire. Je la saisis et un message me dit que la date est erron\u00e9e. Je me dis que je me suis tromp\u00e9, donc je recommence : erreur ! Cette fois, c\u2019est bien un probl\u00e8me li\u00e9 \u00e0 la carte. Il est trop t\u00f4t pour contacter ma banque. Je m\u2019arr\u00eate<\/strong> pour \u00e9valuer ce nouveau param\u00e8tre. Mon intention premi\u00e8re n\u2019est pas de r\u00e9gler le probl\u00e8me li\u00e9 \u00e0 ma carte<\/strong>, mais de r\u00e9gler mon achat. Je ne vais donc pas bifurquer en pleine action. Je cherche une autre solutions pour avancer, et je prends la d\u00e9cision de payer avec PAYPAL ( le site propose \u00e9galement ce mode de paiement). <\/p>\n
Globalement, tout ceci m\u2019a demand\u00e9 20 minutes. Je le note gr\u00e2ce \u00e0 une fl\u00e8che vers le bas (entre 10h10 et 10h30), qui montre que j\u2019ai rogn\u00e9 sur mon temps d\u2019issue. Pour me souvenir du probl\u00e8mes, je le note en un ou deux mots en face de la fl\u00e8che. Puis, dans la zone de suivi, je cr\u00e9e un t\u00e2che qui m\u2019\u00e9vitera de me retrouver dans la m\u00eame situation la prochaine fois : Appeler la banque ! <\/p>\n
Notez que je n\u2019appelle pas la banque au moment du probl\u00e8me, car je fais tout ce qui est en mon pouvoir pour aller au bout de l\u2019action, sans me laisser prendre au pi\u00e8ge \u00e9motionnel des d\u00e9sagr\u00e9ments, qui me fera sortir de ma planification, et qui risque de me mener loin (le banquier n\u2019est pas l\u00e0, appelez dans 15 minutes, etc. !). J\u2019ai le temps d\u2019appeler ma banque dans la journ\u00e9e, voire dans la semaine. Cette action de suivi sera report\u00e9s dans ma zone \u00abReste \u00e0 faire\u00bb ou dans ma matrice d\u2019Eisenhower \u00abrelation bancaire\u00bb si j\u2019en ai une sp\u00e9cifiquement cr\u00e9\u00e9e pour \u00e7a. <\/p>\n
Je ne suis pas en retard sur mes actions du jour. Il me reste 10 minutes avant la pause. J\u2019observe ma zone \u00abReste \u00e0 faire\u00bb, et je d\u00e9cide d\u2019appeler mon kin\u00e9. La fl\u00e8che vers la droite d\u00e9signe le fait que cette activit\u00e9 n\u2019a pas \u00e9t\u00e9 planifi\u00e9e en d\u00e9but de journ\u00e9e, mais au fil de l\u2019eau, parce que j\u2019en avais le temps. Le kin\u00e9 me donne rendez-vous vendredi \u00e0 19h. Je le note dans la colonne \u201csuivi\u201d, et je pars en pause. Une discussion avec Martine s\u2019\u00e9ternise devant la machine \u00e0 caf\u00e9, je le note : <\/p>\n
![\"planningReelPrevu2\"](\"http:\/\/www.auto-coaching.fr\/action\/wp-content\/uploads\/2011\/06\/planningReelPrevu2_thumb.jpg\" "\\"planningReelPrevu2\\"")
<\/a> <\/p>\nRappel : je raye l\u2019action concernant le kin\u00e9, dans la case des choses \u00e0 faire. C\u2019est une technique \u00e9nerg\u00e9tique. Ce qui signifie qu\u2019elle va me motiver et m\u2019encourager \u00e0 l\u2019action. Vous pouvez essayer avec ou sans, pour vous faire votre opinion : <\/p>\n
![\"planningReelPrevu3\"](\"http:\/\/www.auto-coaching.fr\/action\/wp-content\/uploads\/2011\/06\/planningReelPrevu3_thumb1.jpg\" "\\"planningReelPrevu3\\"")
<\/a> <\/p>\nR\u00f4le de la colonne \u201csuivi\u201d<\/h2>\n
Dans cette colonne, vous pouvez \u00e9crire de fa\u00e7on abr\u00e9g\u00e9e toutes les actions qui m\u00e9ritent d\u2019\u00eatre report\u00e9es, soit dans votre agenda (kin\u00e9), soit dans votre liste de choses \u00e0 faire (ou l\u2019une de vos matrices d\u2019Eisenhower). <\/p>\n
Une bonne habitude :<\/h3>\n
Vous remarquez que lorsque j\u2019ai rencontr\u00e9 mon probl\u00e8me (la date associ\u00e9e \u00e0 la CB) et que je l\u2019ai contourn\u00e9, je ne me suis pas interrompu, car ma journ\u00e9e est planifi\u00e9e, et les actions suppl\u00e9mentaires ne sont pas les bienvenues si la dur\u00e9e ne peut \u00eatre \u00e9valu\u00e9e. Dans le cas o\u00f9 l\u2019incident aurait \u00e9t\u00e9 urgent (\u00e0 faire le jour m\u00eame), je l\u2019aurais report\u00e9 dans le \u201creste \u00e0 faire\u201d et non dans la colonne \u201csuivi\u201d : <\/p>\n
![\"planningReelPrevu4\"](\"http:\/\/www.auto-coaching.fr\/action\/wp-content\/uploads\/2011\/06\/planningReelPrevu4_thumb.jpg\" "\\"planningReelPrevu4\\"")
<\/a> <\/p>\nRemarque : Mes actions suppl\u00e9mentaires et correctives sont en rouge pour des raisons p\u00e9dagogiques (pour que vous puissiez distinguer ce que j\u2019ajoute). Mais au quotidien, j\u2019utilise la m\u00eame couleur. <\/p>\n
Question fr\u00e9quentes :<\/h2>\n
La grille de planification replace-t-elle l\u2019agenda ?<\/h3>\n
NON. L\u2019agenda (\u00e9lectronique ou sur papier) contient les temps forts de la semaine avec des horaires impos\u00e9s (une r\u00e9union jeudi \u00e0 10h30 par exemple). C\u2019est donc un outil diff\u00e9rent de la grille du jour, qui elle, vous propose de planifier l\u2019int\u00e9gralit\u00e9 des t\u00e2ches urgentes et importantes, selon l\u2019ordre que VOUS souhaitez leur donner. Vous devez donc consulter votre agenda en d\u00e9but de journ\u00e9e afin de reporter sur votre gille les t\u00e2ches immuables. Vous placerez vos actions du jour autour de ces t\u00e2ches l\u00e0. <\/p>\n
Existe-t-il des logiciels qui proposent des grilles de ce type ?<\/h3>\n
Non… Ce genre de grille est utilis\u00e9e par des gens qui aiment TOUCHER LEUR TEMPS. Ca ne les emp\u00eache pas de noter leurs rendez-vous sur des logiciels ou des agendas \u00e9lectroniques pour des raisons de tra\u00e7abilit\u00e9, de travail d\u2019\u00e9quipe ou de WORKFLOW (processus automatiques lanc\u00e9s et enchain\u00e9s lorsqu\u2019une actions est programm\u00e9e). Ils utilisent LES DEUX. <\/p>\n
Cependant, je n\u2019ai pas fait le tour de tous les logiciels du march\u00e9, et certains logiciels r\u00e9cents (sur tablette tactile) proposent des options qi se rapprochent de cette m\u00e9thode. Si vous vous posez la question, l\u2019exp\u00e9rience m\u00e9rite d\u2019\u00eatre tent\u00e9e. Je vous propose d\u2019essayer le papier pendant une semaine, puis de tenter l\u2019exp\u00e9rience sur un logiciel de votre choix. Vous ne trouverez pas exactement les m\u00eames fonctions, mais vous pourrez les adapter pour garder l\u2019essentiel de la m\u00e9thode. Personnellement, je garde le papier (pourtant j\u2019ai un parcours d\u2019informaticien et j\u2019adore les gadgets !). <\/p>\n
Est-il important de noter les raisons de son retard ?<\/h3>\n
OUI ! Et ce \u00e0 chaque phase de changement (ce qui est notre cas). Je pourrais m\u2019apercevoir, jour apr\u00e8s jour que j\u2019ai tendance \u00e0 prendre des pauses de 20 minutes et non de 10 minutes. Dans ce cas, il est inutile de me leurrer davantage. Soit je planifie des pauses de 20 minutes, soit je rectifie mes propensions \u00e0 allonger mes pauses. On en revient toujours \u00e0 la m\u00eame question : est-ce important pour moi ? Cette tra\u00e7abilit\u00e9 vous permettra \u00e9galement de rep\u00e9rer les activit\u00e9s ou les personnes qui vous prennent syst\u00e9matiquement plus de temps que pr\u00e9vu. Vous verrez qu\u2019en g\u00e9n\u00e9ral, ce sont toujours les m\u00eames. C\u2019est donc un tra\u00e7abilit\u00e9 int\u00e9ressante en p\u00e9riode de \u201cr\u00e9\u00e9ducation\u201d. <\/p>\n
Est-il possible de planifier 80% de son temps, au lieu de 60% ?<\/h3>\n
La r\u00e9ponse radicale est NON. Le but de cet outil est de gagner en efficacit\u00e9 ET de respecter son planning. Une planification \u00e0 80% vous fera gagner en efficacit\u00e9, mais vous d\u00e9borderez souvent en fin de soir\u00e9e. Pour peu que vous soyez cadre ou \u00e0 votre compte, vous connaissez les cons\u00e9quences sur votre vie priv\u00e9e, et vos projets personnels. <\/p>\n
La r\u00e9ponse mod\u00e9r\u00e9e est PEUT-ETRE\u2026 Il est possible que vous trouviez un meilleur \u00e9quilibre \u00e0 50\/50 ou \u00e0 70\/30. C\u2019est votre exp\u00e9rience qui compte, avant celle des autres. Toutefois, il convient de pr\u00eater une oreille attentive \u00e0 ceux qui \u00e9tudient la gestion du temps de pr\u00e8s. <\/p>\n
Enfin, je rappelle que le fait de remplir cette grille \u00e0 60%, ne signifie pas que vous dormez les reste du temps. Au contraire, remplir les zones vides avec des activit\u00e9s non planifi\u00e9es d\u2019avance, est un challenge \u00e0 relever. De m\u00eame que raccourcir les d\u00e9lais d\u2019ex\u00e9cution pr\u00e9vus, afin que les jours suivants, le temps d\u2019ex\u00e9cution d\u2019une activit\u00e9 \u00e9quivalente soit revu \u00e0 la baisse. <\/p>\n
Belle journ\u00e9e<\/p>\n
St\u00e9phane SOLOMON<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Il y a toujours une diff\u00e9rence entre le pr\u00e9vu et le r\u00e9el. Certaines personnes s\u2019en offusquent et le vivent comme un \u00e9chec quotidien, d\u2019autres estiment que c\u2019est ce qui rend la journ\u00e9e int\u00e9ressante, et vont jusqu\u2019\u00e0 provoquer (consciemment ou pas) … Lire la suite