Il y a toujours une différence entre le prévu et le réel. Certaines personnes s’en offusquent et le vivent comme un échec quotidien, d’autres estiment que c’est ce qui rend la journée intéressante, et vont jusqu’à provoquer (consciemment ou pas) un écart à chaque occasion. La meilleur attitude consiste à trouver un bon équilibre entre les deux. La grille de planification que je vous propose d’apprivoiser, puis de personnaliser vous y aidera.

Si vous ne l’avez pas déjà fait, je vous propose de l’imprimer ce document au format paysage (autrement appelé «à l’italienne») : Grille de planification – Exemple d’utilisation

La planification d’une partie de la journée (60% maximum), élimine l’ennui et les ennuis :

• L’ennui, dans le sens de la lassitude, puisqu’il reste 40% de temps utilisable «à la volée». Vous pouvez y insérer des tâches diverses, en cours de journée.
• Les ennuis, dans le sens des “problèmes”, puisqu’avec une journée planifiée à 100%, le moindre écart provoque des retards en cascade, et un stress évident.

Ces retards peuvent apparaître, pour les petites tâches comme pour les grandes : par exemple, “payer l’assurance auto” ne prend que 10 minutes, mais il suffit de se trouver à court de chèques pour que la tâche s’éternise. On peut alors envisager de payer sur Internet par Carte Bancaire, mais comme ce n’était pas prévu au départ, ce sont les informations qui vont manquer (comme le mot de passe, par exemple). Certes, c’est également un problème qui peut être réglé en 5 minutes, mais lorsqu’on a prévu 10 minutes pour clore la tâche, la procédure devient coûteuse : elle multiplie la durée estimée, et rogne sur le temps réservé à la tâche suivante. C’est pour cette raison que sont prévus les «temps d’issue» d’une durée égale à un tiers (au moins) de la tâche. Il est là pour éviter les saturations. En supposant que l’action vous prenne réellement 10 minutes, vous pourrez utiliser ce temps d’issue pour faire autre chose qui n’a pas été planifié, mais qui et à faire. Par exemple, prendre rendez-vous chez le kiné, commander un gâteau d’anniversaire, remettre un bon paquet de feuilles dans votre imprimante, vous inscrire à CONFIANCE-COACH pour la semaine prochaine, etc.

Des tâches qui selon votre expérience, et en toute probabilité, ne pourront dépasser le temps imparti. Elles sont à noter dans la case «Reste à faire» de votre grille. Cette cas contient de toutes petites tâches, trop courtes pour être planifiées.

Mode d’emploi (à faire chaque matin, ou la veille)

Commencez par créer votre TODO-LIST sur papier libre. Reportez-y les engagements fixés sur votre agenda (ou dans votre grille hebdomadaire – Module 05 -) lors de la planification de votre semaine. Pensez également à la case A de vos matrices d’Eisenhower (Urgent et Important). Si vous avez une matrice «potager», il ne s’agit pas de planter vos tomates en octobre. Si vous avez créé une matrice «mariage», prévu dans 10 mois, il y a peut-être des choses importantes que vous pouvez commencer à faire aujourd’hui, même si elles ne sont pas urgentes. Si vous avez une matrice FACEBOOK ou VIADEO, ou TWITTER, ou BLOG (ou plus généralement «présence numérique»), il y a peut-être des choses à publier aujourd’hui, car demain ils perdront de leur pertinence.

Bref, dans tout ce que vous avez préparé, il y a une sélection à faire, pour choisir vos 7 tâches remarquables de la journée.

Commencez par reporter dans votre grille les engagements de votre semaine :

• Les rendez-vous qui sont à heure fixe
• Les rendez-vous avec vous-même, s’il y en a aujourd’hui (l’heure a également été fixée au moment où vous avez planifié votre semaine)
• Les engagements-défis (l’heure n’est pas forcément fixée, mais vous avez pris l’engagement de le faire aujourd’hui. Il est temps de fixer un horaire)

Prévoyez un tiers-temps d’issue à la suite de chaque activité.

Ensuite, prenez les éléments restants de votre TODO-LIST pour les placer dans les zones libres. Si ces zones sont trop courtes pour y placer de nouvelles activités, il est possible que ce soit dû à la durée des tâches précédemment fixées. Découpez-les, et replanifiez-les. Si votre journée est saturée, rappelez-vous de la notion d’URGENCE (ce qui n’aura aucun sens si vous le faites demain), et vous retrouverez vos priorités du jour.

La décision avant l’action

Nous nous sommes mis d’accord sur le fait que pour planifier sa journée, il faut prendre le temps de le faire. L’exercice peut paraître chronophage les premiers jours, mais il ne prend que 10 à 15 minutes lorsqu’on décide de le ritualiser, et il nous permet de faire plus de choses dans une journée.

Vous vous projetez donc à différents moments, et vous visualisez ce que vous allez faire et comment le faire en vitesse accélérée : vous n’êtes pas encore dans l’action, c’est une phase décisionnelle, qui amorce légèrement la phase émotionnelle, mais sans s’y attarder.

Ensuite, vous pourrez commencer à agir. Les émotions que vous ressentirez seront différentes que celles que vous ressentez en vous interrogeant instant après instant. La motivation sera plus grande, car vous relevez des défis envisagés d’avance, au lieu de subir les aléas de la journée. Ceci dit, les aléas ne manqueront pas (ce serait bien ennuyeux sinon) : vous constaterez action après action, que les choses ne se passent pas comme prévu. Il y aura de bonnes surprises, et de mauvaises surprises. C’est la différence entre le prévu et le réel.

Comment noter le delta sur votre grille.

Dans mon exemple, ma première action s’est bien passée. J’ai payé mon assurance en 5 minutes et j’ai pu enchainer l’action suivante, car il est encore trop tôt pour introduire l’une des actions de mon cadre “Reste à faire”. La petite flèche rouge vers le haut montre donc que j’ai commence l’installation de mon logiciel plus tôt.

En pleine action, je rencontre un problème : le site me demande la date de naissance du titulaire de la carte bancaire. Je la saisis et un message me dit que la date est erronée. Je me dis que je me suis trompé, donc je recommence : erreur ! Cette fois, c’est bien un problème lié à la carte. Il est trop tôt pour contacter ma banque. Je m’arrête pour évaluer ce nouveau paramètre. Mon intention première n’est pas de régler le problème lié à ma carte, mais de régler mon achat. Je ne vais donc pas bifurquer en pleine action. Je cherche une autre solutions pour avancer, et je prends la décision de payer avec PAYPAL ( le site propose également ce mode de paiement).

Globalement, tout ceci m’a demandé 20 minutes. Je le note grâce à une flèche vers le bas (entre 10h10 et 10h30), qui montre que j’ai rogné sur mon temps d’issue. Pour me souvenir du problèmes, je le note en un ou deux mots en face de la flèche. Puis, dans la zone de suivi, je crée un tâche qui m’évitera de me retrouver dans la même situation la prochaine fois : Appeler la banque !

Notez que je n’appelle pas la banque au moment du problème, car je fais tout ce qui est en mon pouvoir pour aller au bout de l’action, sans me laisser prendre au piège émotionnel des désagréments, qui me fera sortir de ma planification, et qui risque de me mener loin (le banquier n’est pas là, appelez dans 15 minutes, etc. !). J’ai le temps d’appeler ma banque dans la journée, voire dans la semaine. Cette action de suivi sera reportés dans ma zone  «Reste à faire» ou dans ma matrice d’Eisenhower «relation bancaire» si j’en ai une spécifiquement créée pour ça.

Je ne suis pas en retard sur mes actions du jour. Il me reste 10 minutes avant la pause. J’observe ma zone «Reste à faire», et je décide d’appeler mon kiné. La flèche vers la droite désigne le fait que cette activité n’a pas été planifiée en début de journée, mais au fil de l’eau, parce que j’en avais le temps. Le kiné me donne rendez-vous vendredi à 19h. Je le note dans la colonne “suivi”, et je pars en pause. Une discussion avec Martine s’éternise devant la machine à café, je le note :

Rappel : je raye l’action concernant le kiné, dans la case des choses à faire. C’est une technique énergétique. Ce qui signifie qu’elle va me motiver et m’encourager à l’action. Vous pouvez essayer avec ou sans, pour vous faire votre opinion :

Rôle de la colonne “suivi”

Dans cette colonne, vous pouvez écrire de façon abrégée toutes les actions qui méritent d’être reportées, soit dans votre agenda (kiné), soit dans votre liste de choses à faire (ou l’une de vos matrices d’Eisenhower).

Une bonne habitude :

Vous remarquez que lorsque j’ai rencontré mon problème (la date associée à la CB) et que je l’ai contourné, je ne me suis pas interrompu, car ma journée est planifiée, et les actions supplémentaires ne sont pas les bienvenues si la durée ne peut être évaluée. Dans le cas où l’incident aurait été urgent (à faire le jour même), je l’aurais reporté dans le “reste à faire” et non dans la colonne “suivi” :

Remarque : Mes actions supplémentaires et correctives sont en rouge pour des raisons pédagogiques (pour que vous puissiez distinguer ce que j’ajoute). Mais au quotidien, j’utilise la même couleur.

Question fréquentes :

La grille de planification replace-t-elle l’agenda ?

NON. L’agenda (électronique ou sur papier) contient les temps forts de la semaine avec des horaires imposés (une réunion jeudi à 10h30 par exemple). C’est donc un outil différent de la grille du jour, qui elle, vous propose de planifier l’intégralité des tâches urgentes et importantes, selon l’ordre que VOUS souhaitez leur donner. Vous devez donc consulter votre agenda en début de journée afin de reporter sur votre gille les tâches immuables. Vous placerez vos actions du jour autour de ces tâches là.

Existe-t-il des logiciels qui proposent des grilles de ce type ?

Non… Ce genre de grille est utilisée par des gens qui aiment TOUCHER LEUR TEMPS. Ca ne les empêche pas de noter leurs rendez-vous sur des logiciels ou des agendas électroniques pour des raisons de traçabilité, de travail d’équipe ou de WORKFLOW (processus automatiques lancés et enchainés lorsqu’une actions est programmée). Ils utilisent LES DEUX.

Cependant, je n’ai pas fait le tour de tous les logiciels du marché, et certains logiciels récents (sur tablette tactile) proposent des options qi se rapprochent de cette méthode. Si vous vous posez la question, l’expérience mérite d’être tentée. Je vous propose d’essayer le papier pendant une semaine, puis de tenter l’expérience sur un logiciel de votre choix. Vous ne trouverez pas exactement les mêmes fonctions, mais vous pourrez les adapter pour garder l’essentiel de la méthode. Personnellement, je garde le papier (pourtant j’ai un parcours d’informaticien et j’adore les gadgets !).

Est-il important de noter les raisons de son retard ?

OUI ! Et ce à chaque phase de changement (ce qui est notre cas). Je pourrais m’apercevoir, jour après jour que j’ai tendance à prendre des pauses de 20 minutes et non de 10 minutes. Dans ce cas, il est inutile de me leurrer davantage. Soit je planifie des pauses de 20 minutes, soit je rectifie mes propensions à allonger mes pauses. On en revient toujours à la même question : est-ce important pour moi ? Cette traçabilité vous permettra également de repérer les activités ou les personnes qui vous prennent systématiquement plus de temps que prévu. Vous verrez qu’en général, ce sont toujours les mêmes. C’est donc un traçabilité intéressante en période de “rééducation”.

Est-il possible de planifier 80% de son temps, au lieu de 60% ?

La réponse radicale est NON. Le but de cet outil est de gagner en efficacité ET de respecter son planning. Une planification à 80% vous fera gagner en efficacité, mais vous déborderez souvent en fin de soirée. Pour peu que vous soyez cadre ou à votre compte, vous connaissez les conséquences sur votre vie privée, et vos projets personnels.

La réponse modérée est PEUT-ETRE… Il est possible que vous trouviez un meilleur équilibre à 50/50 ou à 70/30. C’est votre expérience qui compte, avant celle des autres. Toutefois, il convient de prêter une oreille attentive à ceux qui étudient la gestion du temps de près.

Enfin, je rappelle que le fait de remplir cette grille à 60%, ne signifie pas que vous dormez les reste du temps. Au contraire, remplir les zones vides avec des activités non planifiées d’avance, est un challenge à relever. De même que raccourcir les délais d’exécution prévus, afin que les jours suivants, le temps d’exécution d’une activité équivalente soit revu à la baisse.

Belle journée

Stéphane SOLOMON