Pour commencer cet auto-coaching sur la gestion du temps, je vous propose d’apprivoiser 3 techniques. La première est à faire tous les lundis, les deux suivantes sont à faire chaque matin.
Avant de commencer
Posez une feuille A4 (21,29,7) sur votre bureau dans le sens de la largeur (à l’italienne), et avec un stylo, faites un tout petit point au milieu. Fixez ce point quelques secondes, et commencez à penser à ce que vous devez faire cette semaine.
Des idées commenceront à fuser : des tâches confiées la semaine dernière qui restent à terminer, des choses à préparer pour la prochaine réunion, le prochain appel téléphonique, la prochaine sortie, etc.
Au bout de 4 ou 5 choses qui vous viendront à l’esprit, vous pourrez passer à l’étape 1. Mais avant, j’aimerais donner quelques explications :
A l’école, nous avons appris à écrire de gauche à droite en commençant par le haut. Mais vous allez écrire cette liste telle que votre cerveau le ferait naturellement, c’est à dire de façon artistique ! Rassurez-vous, je ne vais pas vous demander de faire un chef-d’oeuvre digne de la Chapelle Sixtine, ce serait trop long. Gardez bien présent à l’esprit que l’important lors de cette expérience, c’est la vitesse !
Le temps est aussi impalpable qu’une pensée ou une émotion, et même si vous n’en avez pas l’impression au moment de penser à une tâche, votre esprit est traversé par des multiples pensées et une foule d’émotions. Ce qu’il vous faut pour libérer et utiliser ces Energies (car elles ont tendance à se bloquer lorsque l’émotion est forte), c’est de la vitesse ! Pour le moment, je ne connais aucun logiciel qui permet de faire ce que je vais vous proposer aussi vite qu’une main qui «projette» des idées sur une feuille :
Etape 1 : la carte hebdomadaire
Concentrez-vous sur le milieu de votre feuille et choisissez la chose qui vous paraît la plus importante et la plus urgente à faire. Même s’il y en a plusieurs, choisissez en une, et notez-la (au centre de la feuille) avec un seul mot, deux mots au maximum. Je m’explique :
Si vous devez appeler votre agent d’assurance pour assurer votre nouvelle voiture, écrivez juste « Assurance ». Il est évident que si vous remettez cette feuille à quelqu’un d’autre, il vous demandera des précisions (ce qui risque de vous faire perdre du temps a posteriori). Mais personne d’autre que vous n’utilisera cette feuille. Vous en êtes l’unique propriétaire. Le mot «assurance» devrait donc suffire.
C’est pareil pour «Appeler Florence pour lui demander d’acheter les boissons pour le pot de Nico». Après avoir pensé à l’événement et à votre tâche, écrivez simplement «Florence» ou bien «Pot Nico». Vous saurez quoi faire en vous relisant, car la pensée vous a traversée et elle vous a émue au moment de la création de votre oeuvre…
On appelle ces mots des «mots crochets». Ils sont très utilisés dans les techniques de mémorisation. Plus vous progresserez, plus vos mots-crochets seront parlants (pour vous).
Refaites la même chose avec d’autres tâches qui vous viennent à l’esprit, en vous éloignant progressivement du centre de la page, puisqu’elles sont moins urgentes et moins importantes que la première. Il est possible que pendant votre ouvrage, votre pensée soit parasitée par une tâche peu importante et peu urgente. Dans ce cas, éloignez vous du centre pour aller vers l’un des bords de la page, écrivez-la, puis revenez là où vous en étiez. Si cela vous arrive souvent, rassurez-vous c’est tout à fait normal au début. Alors promenez votre main dans différentes zones de la page à mesure que vous écrivez.
Ce qui est important, c’est de noter ce qui est à faire, librement, sans planifier, ni catégoriser. La seule chose qui caractérise la tâche, c’est sa position vis à vis du centre de la page.
Lorsque vous aurez terminé, vous serez en possession d’une feuille sur laquelle les choses prioritaires de la semaine seront écrites à proximité du centre, et les choses moins urgentes, voire reportables à la semaine prochaine, proches des bords de la page. Nous l’appellerons «la carte hebdomadaire». C’est ainsi que votre cerveau aime prendre des notes ! Il a été éduqué pendant des années pour noter les choses autrement, car le but à l’école est d’apprendre à communiquer avec les autres. Mais lorsque vous communiquez avec vous-même, quelques dizaines de mots-crochets éparpillées sur une feuille sont beaucoup plus efficaces.
Rappel important : pensez à aller vite ! Si vous avez besoin de pression, enclenchez un minuteur pour vous arrêter au bout de 3 minutes environ.
Allez-y ! Faites-le maintenant, puis revenez vers cette lecture.
Vous constaterez que parfois, ce que vous écrivez correspond à un projet (par exemple : acheter voiture). A la différence d’une tâche, un projet s’exécute en plusieurs étapes. Si l’envie vous prend de lister des projets, laissez-vous faire. Vous aurez l’occasion de les diviser en tâches (tester plusieurs véhicules, choisir le modèle, rdv avec le banquier pour le crédit, revente de la voiture actuelle, transfert de l’assurance, etc.). Pour le moment, listez les CHOSES à faire sans les détailler si vous n’en ressentez pas le besoin. Surtout si vous pensez qu’entrer dans les détails pourraient vous ralentir.
Note : Avez-vous remarqué qu’en énumérant les chose à faire pour acheter la voiture, j’ai n’ai pas écrit des mots crochets, mais des phrases ? C’est parce que je communique avec vous, et il me faut un minimum de 3 mots pour me faire comprendre. Mais si je devais noter pour moi-même, un seul mot suffirait. Pensez-y : un ou deux mots, puis passez à l’idée suivante.
Etape 2 : La TODO-List quotidienne (liste des choses à faire)
Chaque jour, extrayez de votre carte hebdomadaire 7 tâches maximum, que vous exécuterez le jour même. La pratique la plus simple est de reporter ces 7 tâches sur une nouvelle feuille (cette fois ci comme vous l’avez appris à l’école), tout en les rayant de la liste principale. Si une tâche vous paraît trop longue, modifiez la carte hebdomadaire en divisant la tâche en plusieurs sous-tâches, et choisissez celles que vous aurez le temps d’exécuter dans la journée, pour la reporter sur la TODO-List.
Lorsque vous éclatez une tâche en plusieurs, vous pouvez la barrer (ou la gommer) de la carte hebdomadaire, afin de reporter les sous-tâches à leurs places : certaines seront proches du centre, d’autres proches du bord.
Équilibrez votre journée entre contraintes et plaisirs. Faites-le intuitivement pour le moment, je reviendrai sur la notion de SATISFACTION dans un de mes prochains articles.
Etape 3 : La pratique des champions
Le but d’un coaching est d’aller vers la performance. L’origine vient du sport et de l’entrainement des champions. On a remarqué qu’au bout d’un certain nombre d’années d’entrainement intensif, tous les champions avaient la même musculature, les mêmes connaissances, les mêmes compétences, les mêmes techniques… Mais alors pourquoi n’arrivaient-ils pas tous ex-æquo ?
La différence se trouve dans le MENTAL. Les champions sont capables de se dépasser mentalement, ce qui leur permet ensuite d’atteindre un haut niveau de performance physique. Quelle que soit leur envie de faire autre chose ou autrement, ils suivent les pratiques recommandées par leur coach, qui les surveille de près…
En matière de gestion du temps, la pratique des champions est celle-ci :
Commencez votre journée par ce qui vous paraît le plus pénible, le plus insupportable, le plus indigeste !
Une fois cette tâche effectuée, vous serez apte à attaquer tout le reste, avec un esprit léger et un certain sentiment de puissance. Ce n’est pas naturel, car l’Etre humain a plutôt tendance à faire les choses progressivement. S’il est vrai que pour certaines pratiques comme la méditation ou le sport, l’immersion progressive est un gage de réussite, en matière de gestion du temps, le plus efficace consiste à plonger immédiatement dans la tâche la plus affreuse ! Le sentiment de liberté que vous ressentirez une fois la tâche terminée, vous fera gagner des heures en fin de journée. En maintenant cette discipline, vous allez faire des miracles ! La première tâche pourrait être plus longue que prévu, mais ce sont les autres qui seront balayées à grande vitesse.
Au fur et à mesure que vous exécuterez vos tâches du jour, rayez-les ! Gardez la feuille à proximité, mais retournez-la ou pliez-la pendant que vous vous concentrez sur la tâche en cours.
Si vous n’avez pas fini une tâche aujourd’hui, reportez-la sur la TODO-List de demain, puis ajoutez-y des tâches extraites de votre carte hebdomadaire. Veillez à ce que le nombre total soit égal à 7 tâches, dont vous percevez d’avance la faisabilité (même si en pratique, ce n’est pas toujours facile à évaluer).
En cours de semaine, de nouvelles tâches, projets et idées apparaîtront. Il suffit de les ajouter à votre carte hebdomadaire.
Quelques blocages :
Si vous avez envie de noter “téléphoner à maman”, faites-le ! Si cela vous paraît déplacé dans une liste, ne le faites pas ! En effet, certaines choses pourraient vous gêner, car vous les considérerez comme affectives, donc inconvenables dans une liste de CHOSES A FAIRE (ça fait robot, disent certains). Toutefois, si vous vous censurez trop souvent, recadrez l’intérêt de cette technique dans un contexte simple : il ne s’agit pas d’une liste de corvées, mais d’une liste de choses que VOUS décidez de faire dans votre vie.
Personnellement, le fait de noter “téléphoner à maman” me permet de penser à d’autres choses comme “acheter le cadeau d’anniversaire de maman”, puis “acheter le cadeau d’anniversaire de Julie” (en même temps). C’est donc libérateur, source d’inspiration et d’organisation. Mais je conçois que selon vos valeurs, vos croyances et votre caractère, vous vous interdisiez certains items. Dans le cadre de cet auto-coaching, il vous appartient de déterminer ce qui est tolérable. Sachant que votre degré de tolérance peut évoluer avec le temps.
Les pièges à éviter :
- Ne sous-estimez pas cette technique. La TODO-List est aussi efficace qu’une liste de courses : vous allez plus vite, vous n’oubliez rien, et surtout, vous ne vous laissez pas tenter par des produits annexes.
- Ne vous dites pas : c’est trop simple pour changer ma vie. Méfiez-vous de l’attitude qui consiste à croire que seules les choses complexes ont de la valeur ou peuvent vous aider. Les résultats que vous tirerez de ce programme ne sont liés ni à la facilité ni à la complexité des techniques. Ils dépendent de votre capacité à les pratiquer et à les personnaliser.
- Ne confondez pas cette liste avec la planification, qui est beaucoup plus complexe, et souvent complémentaire. La carte hebdomadaire et la TODO-List représentent votre base de travail. Elles vous assisteront dans la planification de vos projets, mais également dans la définition de vos objectifs, la prise de décision, l’évaluation de vos réussites régulières, etc.
- N’utilisez pas votre ordinateur pour cet exercice. Projetez ce que vous avez en tête sur une feuille de papier avec un crayon ou un stylo. Pourquoi ? Parce que pendant cette période de «rééducation», vous allez TOUCHER VOTRE TEMPS. Vous retrouverez le confort du numérique plus tard, si vous le souhaitez, avec de nouvelles pratiques à transposer, et de nouveaux logiciels à adopter.
Faites-le vraiment !
Il y a un autre piège que je n’ai pas décrit plus haut : la procrastination. Lire un texte, s’accorder avec une technique, acquiescer aux idées de l’auteur, se sentir transporté par le changement envisagé, puis ignorer l’action, est un phénomène possible. Si vous avez ce comportement face à cette technique triviale, il me reste une proposition :
Autorisez-vous à faire des choses simples !
Conseil de lecture : AVALEZ LE CRAPAUD !
Dans son excellent livre “Avalez le crapaud”, le conférencier et homme d’affaires américain Brian TRACY écrit ceci :
Si vous commencez la journée en avalant un crapaud vivant, vous traverserez la journée avec la satisfaction d’avoir accompli la pire chose de votre journée. Le “crapaud”, c’est votre tâche la plus grande et la plus importante, celle que vous risquez le plus de remettre au lendemain, si vous ne vous y mettez pas sur-le-champ. C’est également la tâche susceptible d’exercer la plus grande incidence positive sur votre vie et votre réussite en ce moment. Et si vous devez avaler deux crapauds dans la même journée, commencez par le plus laid des deux !
puis quelques lignes plus loin :
Si vous devez avaler un crapaud vivant, il ne sert à rien de rester là à le regarder pendant des heures.
A demain,
Stéphane SOLOMON
PS : Si vous avez des questions à poser, vous pouvez utiliser la zone des commentaires ci-dessous. Pour toute question qui ne serait pas liée à cet article précis, veuillez procéder par e-mail (en répondant à celui que vous avez reçu ce matin).
merci Stéphane pour ce 1er article bien inspirant !
Juste une question relative à la gestion de tâches récurrentes, comme par exemple ‘Jogging’ que je décide de pratiquer 3x par semaine ou ‘Méditation’ que je souhaite pratiquer quotidiennement. J’inscris ces tâches récurrentes sur la carte hebdo et les y laissent en permanence, en les retranscrivant autant que nécessaire sur la to-do list ? ou avez-vous une recommandation particulière à ce propos. Merci.
Bonjour,
Merci pour cette question !
Il y a deux types d’activités récurrentes :
– Les habitudes, que vous ne placerez pas dans ces listes (je vous donnerai un autre outil plus tard)
– Les choses en cours de ritualisation, qui ont besoin d’être rappelées et stimulées, au risque de les oublier.
Les activités récurrentes, qu’il s’agisse de contraintes ou de plaisirs, n’ont pas vraiment leur place dans ces outils qui sont plutôt des aides-mémoires (couplés à la motivation de les voir disparaître à mesure que vous les barrez). Lorsque vous listez les activités de votre journée (7 dans notre cas), votre subconscient tient compte du temps disponible, et donc de vos habitudes. Par contre, si l’activité récurrente est souhaitée, mais non encore ancrée, il est préférable de la rappeler dans l’aide mémoire et de lui laisser une place.
Vos habitudes réduisent le temps de vos journées. C’est une bonne chose lorsque ces habitudes sont voulues et ont été créées de façon dynamique. C’est moins bon lorsque ces habitudes vous donnent l’impression d’avoir des journées trop courtes, sans savoir pourquoi. Par exemple, une personne qui regarde «Une famille en Or» puis «Money Drop», puis «le JT de 20h» de façon rituelle a l’habitude d’avoir des journées courtes. Elle choisira 7 tâches plus courtes que les miennes, car je ne regarde pas beaucoup la télé (ou du moins, je réserve un temps télé hebdomadaire, qui implique une sélection plus rigoureuse).
Si vous avez des pratiques santé/bien-être quotidiennes, vos 7 tâches vont s’adapter au temps qu’il vous reste.
Mais comme je vous l’ai dit, un autre outil viendra ponctuer tout ça. Pour le moment, nous n’en somme spas à la planification.
A++
Stéphane SOLOMON
Bonjour,
Moi j’ai besoin de ritualiser une heure de yoga tous les jours, et souvent je me laisse déborder par ma journée. J’en suis donc au stade où ça m’aidera de l’inscrire dans ma todo list
Tout à fait Marielle, tant que ce n’est pas une habitude, il vous faut un aide-mémoire. Mais lorsque ce sera une habitude, votre journée organisable ne sera lus constitué de 24, mais de 23 heures, car l’heure de yoga sera indiscutable. C’est ce que font la plupart des gens sans le savoir. Je reprends l’exemple de la télé : les personnes qui la regardes 4 heures par jour, ont 20 heures organisables par jour. Elles pourraient vous dire «JE N’AI PAS LE TEMPS DE PREPARER A MANGER LE SOIR» tout en étant sincères, parce que la télé est insérée dans leur journée.
Lorsque votre séance de YOGA sera insérée dans vos journées, votre TODO-LIST n’en aura plus besoin. Ce sera aussi évident que de respirer.
A++
Stéphane SOLOMON
bonjour, bonsoir,
Je ne visualise pas la feuille hebdo. Est ce une carte en étoile, en arbre? SVP, faites-moi un dessin!
Bonjour Noémi,
La forme n’est pas spécialement harmonieuse, équilibrée ou symétrique. Justement le but n’est pas d’habiller cette carte selon une forme (ça viendra), mais de l’observer pour en tirer des conclusions perceptives : par exemple, si vous avez peu de mots dans les coins de votre feuille, et beaucoup de mots au milieu (au point, parfois de devoir écrire en petit pour tout faire tenir), le dessins que VOUS FEREZ reflétera une organisation basée sur le court-terme. Un certain sentiment d’oppression. Une sorte de trou noir… Si le centre est plutôt clair, mais le bords sont emplis, alors le dessin que VOUS FEREZ reflète une vision à long terme : vous avez beaucoup de projets.
Si vous essayez de structurer ce dessin pour en faire une fleur, une spirale, un étoile ou toute autre forme équilibrée, vous perdrez du temps en ouvrage artistique et vous ne serez plus dans la FUSION qui permet d’écrire un maximum de mots-crochets en un minimum de temps.
Si je vous fais un dessin, ce sera LE MIEN. ET je ne pense pas qu’il vous apportera quoi que ce soit dans le cadre d’un AUTO-COACHING. Cet exercice n’est jamais proposé en formation. Car dans un processus de formation le but n’est pas de se connaître, mais d’apprendre et d’appliquer des procédures. TIME-COACH PLUS se situe entre le programme d’auto-coaching et la formation. Mais l’exercice de ce jour est un exercice d’auto-coaching pur.
Projetez votre TEMPS sur une feuille, puis observez VOTRE DESSIN. Et même l’interprétation que vous en ferez pourrait être différente de la mienne.
Dites-moi si c’est plus clair.
A++
Stéphane SOLOMON
Bonjour Stéphane,
pour ce qui est de la carte hebdo les mots sont bien répartis dans l’espace, j’ai même entouré les mots « importants » (pas forcément urgent) et les mots qui se trouvent sur les bords sont les tâches que j’oublie souvent.
Estelle
Ca signifie que votre inscription est motivée par un besoin de performance et non par une urgence du moment (tant mieux !).
Ca reflète aussi la période : le mois d’août est beaucoup plus «cool» que la rentrée ou que le mois de décembre pour beaucoup de gens. Personnellement, j’achète les cadeaux de Noël en novembre. Ce qui réduit considérablement le stress de fin d’année. Mais j’ai 5 enfants (dont 4 de moins de 10 ans). Ca justifie cette anticipation.
Ce genre de cartes qui permet de prendre conscience des périodes «charrettes».
A++
Stéphane
Bon, ça part très bien!
Je vais de ce pas m’acheter un cahier sans lignes pour avoir une vision globale de mon évolution, en particulier dans la consommation volontaire de crapauds.
Je vais devoir gérer un emploi du temps qui me tiendra encore parfois loin de mon ordinateur (compétitions, invitations incontournables et même 3 jours de vacances sportives en 3° semaine). A moi de définir ces semaines-là avec ces contraintes au combien agréables!
Semaine 1: rien sur les bords, ça se bouscule un peu au centre!!!
Amitiés enthousiastes!
Suzanne