Planifiez votre semaine

Un professionnel de santé ou une personne qui enchaine les entretiens.  remplit son planning à mesure que les rendez-vous sont pris. Il n’y a donc pas de risque de procrastination pendant les heures de travail. Si votre activité est basée sur ce type d’activité, vous devrez adapter le contenu de cet article, car il ne vous concerne pas directement.

La méthode que je vais décrire concernes plutôt les personnes qui doivent organiser leur temps en fonction de multiples travaux à rendre. Car dans ce cadre de travail, tout paraît prioritaire, et elles doivent enchainer les choses à faire en prenant elles-mêmes les décisions.

Mais avant de vous proposer un mode d’emploi de planification hebdomadaire, j’aimerais vous parler d’une technique de motivation :

La semaine du…

Avant d’organiser votre semaine, vous pouvez lui donner un titre qui correspondra à sa thématique principale. Par exemple, si vous exposez au Salon du Livre, vous y serez 3 jours d’affilée en plein évènement, et quelques jours avant pour préparer l’évènement. Ce sera le point central de votre semaine. Vous pourrez nommer votre semaine «La semaine du Salon du Livre». Ce simple titre va vous permettre d’orienter votre perception afin de mieux planifier les tâches qui s’y réfèrent, et surtout de lâcher-prise sur d’autres projets qui ne sont pas compatibles avec une telle semaine, et qui risquent de parasiter votre objectif principal si vous tentez de les mener de front.

Attention ! Je ne dis pas qu’il est impossible de mener plusieurs projets de front. C’est même recommandé. Mais il y a des activités qui sont impossibles à mixer durant la même période, à moins d’en faire un défi. Dans ce cas, là vous pourrez nommer votre semaine «La semaine de l’adrénaline» ou «La semaine sans sommeil», car le Salon du Livre aura une bien moindre importance par rapport à votre véritable intention ;-).

Les thématiques hebdomadaires sont des leviers motivationnels. Donner un titre, c’est donner du SENS. Par exemple, dans un cadre personnel :

  • La semaine de la santé
  • La semaine de la cuisine,
  • La semaine de la créativité
  • La semaine du potager
  • La semaine écologique
  • La semaine des enfants

Annonce d’entrée de jeu, ce sur quoi vous allez vous concentrer en planifiant votre semaine.

Côté professionnel, c’est la même chose. Que vous exerciez une profession indépendante ou salariée, votre perception de la semaine sera différente en fonction du titre que vous allez lui affecter.

  • La semaine de la présence numérique
  • La semaine du grand nettoyage de Printemps
  • La semaine de «nom du produit»
  • La semaine de «nom du client»
  • La semaine du bilan
  • La semaine économique
  • Etc.

Pensez à donner un titre positif

  • La semaine du nettoyage du saletés du jardin

n’a pas le même effet que

  • La semaine pré-potager.

J’insiste un peu : le fait de nommer votre semaine ne signifie absolument pas que vous ne ferez que ça. Ce titre va canaliser vos pensées et vos émotions. Si on se réfère au processus de manifestation (voir l’article d’hier), il va piocher d’avance les petits programmes qui permettront de soutenir votre projet, ainsi que des paradigmes (réflexes mentaux automatiques à l’origine de la pensée) vont remonter à la surface.

Vous pouvez tout à la fois vous focaliser sur votre santé en début de semaine, agir dans ce sens tout au long de la semaine, tout en signant le contrat que vous espérez décrocher depuis 6 mois. D’ailleurs il est très étonnant de constater à quel point le fait de fixer une priorité, libère des forces invisibles qui permettent à d’autres objectifs de se réaliser.

C’est un peu comme lorsque vous cherchez un objet et que vous ne parvenez pas à le trouver. Vous finissez par lâcher prise et vous passez à autre chose. 3 minutes plus tard vous trouvez ce que vous cherchiez précédemment. C’est parce que votre esprit n’a pas vraiment abandonné l’idée. Il est juste libéré du stress de NE PAS y arriver, et il vous dirige au bon endroit.

Pour commencer

Le pratique que je vais décrire ici nécessite un outil à vue hebdomadaire :

  • Si c’est le cas de votre agenda, vous pouvez travailler directement dessus
  • Si vous avez opté pour un agenda à la vue quotidienne (c’est mon cas), Imprimez-ce document
  • Si vous avez opté pour un agenda électronique, IMPRIMEZ la vue hebdomadaire, et lâchez-prise sur l’électronique le temps de faire ce qui est décrit ci-dessous. Vous pourrez ensuite reporter votre travail sur le support numérique en quelques minutes

Les engagements

Votre semaine contient des engagements temporels fixes. Ce sont vos rendez-vous, vos réunions, etc. Il est important de les inscrire dans votre agenda au moment où ils sont pris.

A ce stade, vous avez une vue hebdomadaire vierge ou contenant quelques rendez-vous préalablement fixés. Le but du jeu est d’ajouter à ces engagements pris avec d’autres acteurs, de nouveaux engagements qui dépendent uniquement de vous :

  • Les rendez-vous avec vous-même
  • Des séances de travail spécifiques

Les rendez-vous avec vous-même

Ce sont des moments pendant lesquels vous pourrez vous focaliser sur une chose essentielle pour vous. Il peut s’agir d’une séance de méditation, de prière, de sport, de lecture, de détente musicale, de création d’un album photo, d’un appel à un ami, etc.

Ne vous dites pas que vous le ferez à l’occasion, ou entre deux actions, car c’est la première chose qu’on reporte au lendemain. Considérez ces rendez-vous comme des engagements, au même titre qu’un rendez-vous chez un client ou chez un médecin. Une fois planifié, si quelqu’un essaye de vous prendre ce moment, la réponse est «je suis déjà en rendez-vous à ce moment-là !». C’est très important, car sans cet engagement, votre séance de sport (par exemple) sera reportée ad-vitam aeternam, et la frustration qui en résulte est source de pensées négatives (je n’y arriverai jamais, c’est une promesse en l’air, etc.)

Je parle bien sûr d’un rendez-vous qui nécessite 20 minutes au minimum. Car si vous voulez feuilleter un album photo avant une réunion ou faire des abdos entre deux appels téléphoniques, ce n’est pas le même type «d’instant précieux» et ça ne nécessite pas une planification. Ce sont de simples choses à faire sans rendez-vous précis, que vous pouvez noter dans la case «A faire», en bas de la page. Nous aurons l’occasion d’en reparler lorsque je vous présenterai le planning quotidien. Ici, il est question de noter les rendez-vous remarquables de la semaine.

Tout en planifiant ces rendez-vous, gardez à l’esprit le fait que vous êtes dans «la semaine du…», et que vous avez une thématique à défendre.

Les séances de travail prioritaires

Votre semaine comporte des échéances : il y a donc des priorités à boucler. Continuez votre planification en vous occupant de ces bouclages. Mais cette fois-ci, affectez un jour, mais pas une heure précise. SI vous avez besoin d’être plus précis, vous pouvez les placer en matinée ou dans l’après-midi, mais sans horaires (contrairement aux deux autres types de rendez-vous).

Ici aussi, il s’agit d’engagements. Ce que vous avez prévu de finir lundi sera terminé lundi. Vous ne savez pas encore à quelle heure vous commencerez, mais vous connaissez globalement la durée de l’action, et vous vous engagez à vous en occuper le jour dit. Ne pas le faire serait l’équivalent de ne pas vous rendre chez votre médecin ou votre kiné alorsq ue vous avez fixé un rendez-vous… Si vous respectez ces professions, vous comprenez qu’une absence au moment du rendez-vous a deux effets :

  • Un manque à gagner pour le professionnel (qui ne vend que du temps)
  • Une place précieuse qui aurait pu être accordée à quelqu’un d’autre si vous ne l’aviez pas prise.

Considérez que votre temps de travail engagé est aussi précieux. Si vous ne pouvez pas vous engager un jour précis, trouvez-en un autre (vous ne pouvez pas dire au médecin : «je viendrai peut-être, peut-être pas…»).

J’insiste : lorsque vous planifiez une séance de bouclage le lundi alors que le travail est à remettre le jeudi, ne changez pas votre plan en cours de route en vous disant que finalement vous avez le temps de le faire jusqu’à mercredi soir… Il est préférable de planifier avec certitude la séance de travail le mercredi (au dernier moment), plutôt que de déplacer vos engagements à mesure que le temps passe.

La raison est principalement psychologique : un engagement est une valeur morale. Dans les hautes sphères des affaires, lorsqu’un rendez-vous est pris, l’état de conscience des protagonistes est quasi spirituel : selon leur croyance, ils ont rendez-vous avec le destin ou avec l’un des destins possibles. Dans ces conditions, il est impossible d’entendre un prétexte du genre «mon réveil n’a pas sonné» ou «ma voiture n’a pas voulu démarrer» ou encore «finalement, aujourd’hui ça tombe mal, remettons ça à demain !». Un rendez-vous avec une personne qui a une très haute estime de son temps ne peut être repoussé (elle a d’autres rendez-vous avant et après, y compris avec elle-même). Il faudrait être sacrément persuasif (et gonflé) pour obtenir un autre rendez-vous «dans la foulée». C’est un langage qu’ils ne comprennent pas. Cela peut donner l’impression qu’ils sont imbus de leur personne. Mais ils ont tout simplement une autre vision du temps. Chaque seconde est un diamant précieux, et comme vous, ils ont 86.400 diamants par jour. Ce qui fait la différence d’un individu à l’autre, c’est la façon d’observer ces diamants.

Si vous avez du mal à saisir ou à accepter ce concept, commencez par prendre un ou deux rendez-vous immuables comme ceux que je viens de décrire, pour toute la semaine. Choisissez judicieusement : par exemple, s’il vous manque des éléments pour finir un travail, ne vous engagez pas avant de les avoir en mains : engagez-vous plutôt sur un autre travail. Ne remplissez pas votre semaine avec des engagements que vous ne pourrez pas tenir. Il vaut mieux en planifier peu, et REUSSIR.

Ce petit changement peut donner de gros résultats qui vous encourageront à multiplier l’expérience.

Et les autres choses «à faire» ?

Votre semaine contient à présent :

  • Des rendez-vous fixés avec différentes personnes
  • Des rendez-vous fixés avec vous-même
  • Des séances de travail prioritaires également sous engagement (le jour est fixé, mais pas l’heure exacte).

Tout ceci est immuable. Seul un cas de force majeure pourrait vous désengager.

Au moment de cette planification, évitez de dépasser 30% du temps disponible. Ceci ne signifie pas que vous allez disposer de 70% de quartier libre, mais qu’avant de commencer votre semaine, vous ne noterez que les rendez-vous remarquables : ce qui doit absolument être fait et qui peut prendre place dans votre planning. Il vous restera bien d’autres choses à faire, et vous pourrez les «caser» au jour le jour (je vous livrerai aussi une procédure matinale et un outil adapté pour planifier vos journées). Vous pouvez les noter ces choses à faire sans heure précise sous le planning. Elles sont issues de votre «carte hebdomadaire» ou de vos matrices d’Eisenhower.

Le meilleur moment pour la planification hebdomadaire

La plupart des employés le font le lundi matin en arrivant au bureau. Mais beaucoup de travailleurs indépendants et de chefs d’entreprises ont une partie de leur esprit au travail en permanence, et n’arrivent pas à se consacrer pleinement à leur famille. De ce fait on recommande cette planification le vendredi après-midi pour les plus impliqués, ou le dimanche en matinée pour ceux qui arrivent à tenir jusque là ;-).

Cette planification a un effet apaisant, qui permet de se libérer des incertitudes. C’est pour cette raison que tout engagement doit être tenu, car plus vous les respecterez, plus ce qui sera écrit sur cette feuille vous rassurera d’avance, et vous permettra de passer un bon week-end.

Alors bon week-end,

Stéphane SOLOMON

Une réflexion au sujet de « Planifiez votre semaine »

  1. Bonjour Stéphane
    et merci pour cet outil à l’apparence simple. Il devrait me sortir du bourbier de mes engagements multiples afin d’extraire de merveilleuses pépites 🙂
    Un beau programme pour ces 5 premiers jous. Je l’agrémente de mon côté de techniques de visualisation pour l’ancrer.
    Nous sommes vendredi et ma carte est prête. Il me reste à choisir le thème de la semaine prochaine….
    Merci encore pour tes programmes
    Frédéric
    PS : j’intègrerais de beaux diamants du type paysages ensoleillés les cheveux au vent et les pieds nus dans l’herbe sèche dans mon planning…c’est important pour moi…

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