L’urgent et l’important

Savez-vous faire la différence entre ce qui est IMPORTANT et ce qui est URGENT ? Beaucoup de gens ne font pas la différence. Pour eux, ce qui est Important et forcément Urgent, et inversement.

Dans mes formations, il y a toujours un groupe qui défend un principe d’inclusion : ce qui est Urgent est forcément Important, alors que l’inverse n’est pas toujours vrai. Mais en quelques questions et exemples (plutôt des contre-exemples), ce principe devient absurde.

Quelques minutes après cette question, je pose une autre question :

– Qu’est-ce qui fait le charme de la salade méditerranéenne ? Les tomates ou les concombres ?

Là encore, certaines personnes se sentent obligées de faire un choix (la façon dont la question est posée les y invite). Mais nous finissons par conclure qu’une salade méditerranéenne sans tomates ou sans concombre n’est plus une salade méditerranéenne. Il s’agit de deux ingrédients complémentaires et complètement différents. Ils ne peuvent s’opposer car ils ne sont pas comparables. La seule raison pour laquelle on en parle dans la même phrases, c’est parce qu’ENSEMBLE, ils constituent la base de la salade en question.

Qu’est-ce qui permet de faire du pain ? La farine ou l’eau ? Même principe : à moins d’y réfléchir sérieusement, la plupart des gens vous diront que c’est la farine… Je leur réponds : essayez de faire du pain sans eau !

Là où je veux en venir, c’est que nous avons tendance à faire des choix triviaux, en opposant les choses ou en les comparant ou en les incluant les unes dans les autres. C’est dans notre formation organisationnelle (mais pas forcément dans notre nature).

J’utilise ces exemples pour vous expliquer l’un des plus grands secrets de ceux qui savent gérer leur temps : ils distinguent l’Urgent et l’Important autant que les tomates et les concombres, sans les opposer ni les comparer, ni les inclure. Ils ont bien compris qu’il s’agit de deux choses complètement différentes, et non seulement ils sont capables de vous donner une définition claire du mot IMPORTANT et du mot URGENT, mais lorsqu’ils accueillent une nouvelle tâche dans leur planning, ils perçoivent instantanément son degré d’urgence d’une part, et son degré d’importance d’autre part. Ces deux paramètres vont définir le temps qu’ils accorderont à cette action, et quand ils vont la traiter.

S’ils utilisent ces deux paramètres, ce n’est ni pour les comparer, ni pour les opposer, c’est parce qu’ENSEMBLE, l’IMPORTANT et l’URGENT constituent la base de leur recette. Il y a d’autres choses qui interviennent, mais ils sont conscients que pour faire du pain, il faut de la farine ET de l’eau. LE DEUX !

Alors passons aux définitions. Attention, ce que je vais vous livrer pourrait vous surprendre, car ce ne sont pas des définitions classiques. Elles sont contextuelles : ces définitions sont celles des personnes qui veulent mieux gérer leur temps. Elles sont forcément plus «chaudes» que celles que vous trouverez dans le dictionnaire. Aussi, je vais vous demander d’augmenter votre «capacité d’accueil» de concepts novateurs :

Qu’est-ce qu’une action URGENTE ?

La définition est très simple d’apparence :

Une action urgente est une action qui doit être exécutée dans un délai relativement court. Un délai au-delà duquel l’action n’a plus lieu d’exister.

Je voudrais d’abord m’arrêter sur «relativement court». Beaucoup de gens pensent que ce qui est urgent doit être exécuté immédiatement… C’est faux ! L’urgence se définit dans un «cadre temporel» : il y a des choses à faire immédiatement, d’autres qui sont à faire dans l’heure, d’autres à faire dans la journée, la semaine, le mois, l’année… Les urgences se planifient. Elles ne sont pas sensées tout interrompre et prendre le dessus sur l’activité en cours.

Pour que cette planification soit efficace, tout dépend de l’échéance de l’objectif global, et de votre capacité à faire des projets à long terme. Pour ceux qui vivent au jour le jour, il est évident que ce qui est urgent est à faire dans la journée… Mais pour ceux qui planifient des projets sur 5 ou 10 ans, certaines choses urgentes sont à faire dans le mois ou le trimestre. Il y a donc bien une relativité dans l’urgence. Elle dépend de la durée globale du projet.

Ensuite, je voudrais m’arrêter sur la «raison d’exister» de l’action : si vous être traiteur et vous devez livrer une pièce montée pour un mariage avant 18 heures, vous comprenez bien que l’action n’aura aucune raison d’exister le lendemain. Si vous arrivez devant les mariés le lendemain matin en vous excusant, car vous avez eu un empêchement, vous pourriez repartir, coiffé d’une pièce montée ! Cela pourrait vous faire rire, mais j’ai vu un traiteur arriver le lendemain d’un mariage, exigeant le complément de l’acompte, comme prévu : à la livraison !

Cette personne n’avait aucune notion de l’URGENCE. Je ne sais pas ce qui l’a empêché de faire sa livraison à temps (c’était peut-être un cas de force majeure), mais ce qui est sûr, c’est qu’il aurait mieux fait de rester chez lui le lendemain, au lieu de débarquer dans le gite où les mariés et leurs intimes ne l’attendaient plus. Surtout le père de la mariée, qui s’était occupé de cette mission…

Observez vos tâches, et repérez ce qui est urgent en pensant à cette définition et à l’exemple que je viens de vous donner. De même qu’un médecin n’est pas sensé diagnostiquer une phlébite après l’embolie, de même qu’un banquier n’a pas à accorder un crédit à son client une fois la faillite prononcée, de même qu’un parent n’est pas sensé faire manger son enfant une fois que celui-ci a soulagé sa faim avec un paquet de chips, vous avez aussi des urgences qui n’auront plus cours … Elles sont facilement reconnaissables : au-delà d’une certaine heure ou d’un certain évènement, ce n’est même plus la peine d’y penser ! Elles étaient essentielles quelques minutes auparavant, et sont devenues complètement inutiles au-delà d’un seuil. Il suffit de vous projeter au-delà du délai que vous planifiez :

  • Si vous planifiez votre journée, ce qui est urgent c’est ce qui n’aura plus de raison d’exister le lendemain.
  • Si vous planifiez votre semaine, ce qui est urgent, c’est ce qui n’aura plus de raison d’exister la semaine prochaine
  • Etc.

Réfléchissez bien à la durée globale de l’action. Plus l’échéance est lointaine, moins vous aurez un sentiment d’urgence. Pourtant, c’est en décortiquant l’action urgente de la semaine en plusieurs petites tâches urgentes quotidiennes, que vous pourrez à en venir à bout. Une action peut donc être constituée de plusieurs urgences à planifier dans la semaine, et confiées à différents acteurs.

Les procrastinateurs vivent dans de fausses urgences : il s’agit d’urgences «surgissantes». Elles apparaissent soudainement au dernier moment, et sont soumise par d’autres (c’est du moins la sensation principale). Pourtant, elles s’annonçaient depuis des jours : il s’agissait d’urgence relatives au mois ou à la semaine, que les procrastinateurs ne prennent pas au sérieux.

Les personnes qui gèrent bien leur temps ont de vraies urgences : la plupart d’entre elles sont programmées. Les autres sont prévisibles donc ils leur font de la place dans leur planning. Sans savoir de quoi il s’agira exactement, ils savent d’avance qu’il y aura des surprises. C’est d’ailleurs ce qui rend leurs journées intéressantes ! 

C’est la différence entre le TEMPS AMI, et le TEMPS ENNEMI.

Qu’est-ce qu’une action IMPORTANTE ?

D’abord, je voudrais vous ramener vers une pensée philosophique (ou spirituelle). Elle pourrait vous paraître absurde dans certains contextes, mais elle va libérer votre pensée pour que vous puissiez envisager les choses autrement :

TOUT EST IMPORTANT !

C’est vrai ! Je suis en train de travailler sur un projet super important… Essentiel ! Le problème, c’est que si je vous en parle, vous allez me demander pourquoi je vous fais perdre votre temps avec ça !

Et oui… Ce qui est important pour moi, ne l’est pas forcément pour vous ! Or nous avons tendance à croire que ce qui est important pour soi est forcément important pour les autres, en particulier pour notre entourage. Que ce soit dans une équipe ou dans une famille, certains membres ont une telle perception de leurs importances, qu’ils ne parviennent pas à comprendre pourquoi ça ne touche pas les autres !

Pour certaines personnes, la santé c’est important. Pour d’autres, c’est la carrière professionnelle qui prime, quitte à s’esquinter la santé. Ce qui est important, c’est ce qui a de la VALEUR pour vous.

Vous pourriez me répondre qu’il y a des choses qui ont une importance collective. Je suis d’accord. Mais observez les projets politiques (d’importance collective) : vous voyez bien que chaque camp a ses importances, et que si au fond, le but est de vivre heureux, en pratique, les importances des uns et des autres ne sont pas les mêmes. Vous adhérez aux projets collectifs dont les IMPORTANCES correspondent aux vôtres !

Le mot “IMPORTANT” perd de son sens, si on tente de le ramener à l’Univers tout entier. D’un point de vue universel, chaque chose est importante. Y compris la poussière. Ce serait donc un pêché de passer l’aspirateur ! Vous ne pouvez mesurer l’importance d’une chose, que par rapport à un référentiel. Et en ce qui concerne la prise de décision, l’optimisation du temps, la confiance en soi, la gestion des émotions et du stress, la définition des objectifs, et tout ce qui concerne le Développement Personnel, il n’y a un référentiel dominant : c’est vous !

Votre  SYSTEME D’IMPORTANCE

Prenez une feuille, et écrivez les 5 choses les plus importantes pour vous. Pour faire votre choix (car vous avez certainement de nombreuses valeurs), dites-vous que pour écrire votre biographie, il vous suffirait de consacrer une vingtaine de pages à chacune de ces 5 importances.

Vous pouvez également vous poser la question recommandée dans le film de Développement Personnel intitulé “I-OLOGY” :

  • Qu’est-ce qui me fait me sentir important ?

Ainsi que d’autres questions liées à l’Importance comme :

  • A quelle occasion me suis-je senti important ces derniers temps ?
  • Quels sont les moments de ma vie où je me suis senti vraiment important ?
  • Pour qui suis-je important ?
  • Quelles sont les personnes importantes pour moi ?
  • Qu’est-ce qui est important dans ma relation de couple ?
  • Qu’est-ce qui est important dans mon travail ?
  • etc.

Toutes les questions doivent tourner autour de VOUS, et les réponses aussi.

Une fois que vous aurez fait ce petit tour d’horizon, le mot IMPORTANT sera plus clair pour vous. L’IMPORTANCE deviendra un SYSTEME, un «organisme vivant» que vous porterez en vous (dans votre conscience). Lorsque vous devrez prendre une décision IMPORTANTE, ce système se mettra en action de façon cohérente.

Face à une intention, vous pourrez prononcer un ou deux “Oui mais…”, toutefois, ces objections trouveront rapidement un compromis ou s’effaceront d’elles-mêmes.

En bref, acceptez l’idée que ce qui est IMPORTANT dans la vie, c’est ce qui est IMPORTANT dans VOTRE VIE.

Recadrages

Pensez à maintenir régulièrement votre SYSTEME D’IMPORTANCE, car il évolue avec le temps, et peut être subitement bouleversé. Par exemple, lorsque l’enfant paraît, le bébé prend une importance majeure, puis en devenant autonome, il crée son propre système. De fait, il prend une nouvelle place dans le nôtre.

Si vous changez de métier ou de poste, si vous prenez votre retraite, si vous créez une entreprise, si vous obtenez une augmentation, si vous héritez… il y aura des bouleversements dans votre système d’importance. Reposez-vous les questions relatives à vos importances régulièrement

Avis personnel : le meilleur moment pour un recadrage du système d’importance est le début de chaque saison (4 fois par an !). Le Grand Nettoyage de Printemps est mon préféré.

Blocages

Vous pourriez ressentir quelques blocages, notamment si vous interprétez mes propos comme l’apologie de l’égoïsme ou un déni de l’altruisme. Rappelez-vous que l’altruiste est beaucoup plus efficace lorsqu’il se donne les moyens d’aider les autres. Beaucoup trop d’altruistes on tendance à réduire leur importance, au point de ne plus pouvoir aider personne… Pire : ils ont besoin de se faire aider. C’est du gâchis, puisqu’en acceptant l’idée qu’ils sont importants pour les autres, ils peuvent agir autrement et remplir véritablement leur mission.

L’altruisme est une attitude de sagesse. C’est loin d’être un acte émotionnel incontrôlé soumis à divers tiraillements. Au contraire, c’est un engagement personnel, souvent organisé d’avance. Si vous êtes altruiste, lorsque vous définissez vos importances, vous tenez compte des personnes que vous voulez aider. A la question :

  • A quelle occasion me suis-je senti important ces derniers temps ?

Vous répondrez :

– Lorsque j’ai installé une pompe à eau dans un village africain.

ou encore

– Lorsque j’ai fait le clown dans un hôpital pour enfants

Ne vous bloquez pas lorsqu’on vous demande d’évaluer ce qui est IMPORTANT en fonction de vous. Plus vous l’accepterez, mieux vous aurez gérer votre temps. Avec un second avantage : vous comprendrez que les autres raisonnent de la même façon. Ce qui vous permettra de déléguer avec plus d’efficacité.

Gardez le contrôle en évaluant ce qui est important POUR VOUS. Ceci vous permettra d’agir en vous renforçant dans tous les domaines, y compris celui du don de soi. SOYEZ une personne importante, et vous donnerez plus, mieux, et plus longtemps.

Conseil de “lecture” :

Avec les nouvelles technologies, il existe de nouveaux moyens de s’instruire et de se développer. Pour créer votre système d’importance avec méthode et émotions, je vous propose Le film / reportages I-OLOGY.

A voir et à revoir régulièrement pour en saisir tous les aspects.

A++

Stéphane SOLOMON

4 réflexions au sujet de « L’urgent et l’important »

  1. Le résultat de la mise en pratique de ce module m’inspire de ne pas me priver de faire preuve de gratitude, aussi, je vous remercie

  2. Bonjour Stéphane,

    J’apprécie souvent tes contributions, mais là, avec ce programme, j’ai l’impression d’être à coté de la plaque.
    D’abord, j’ai pris du retard dans mes lectures de tes envois quotidiens. Ou plutôt je lis souvent un peu rapidement en me disant que cela mérite approfondissement, de prendre le temps de faire les exercices …
    quand tu parles d’un temps de lecture de +/- 10 mn par jour, tu n’annonces pas qu’il faudra en plus 1h par jour pour intégrer et s’approprier le contenu -> publicité trompeuse .
    Ma vraie difficulté n’est pas là.
    Je suis en « panne professionnelle » grave, après un échec important combiné à un déménagement (de continent) et une séparation. Une centaine de candidatures plus tard, c’est le découragement qui se présente.
    En utilisant les outils de ton programme cette difficulté apparaît en creux. En remplissant la matrice d’Eisenhower je n’arrive pas à mettre grand chse de significatif dans la ligne « important ».
    Ma vraie question est là, que puis je faire d’important pour reprendre ma vie (professionnelle) en main. Dans l’équilibre PAS à PAS je ne trouve rien d’important que je puisse qui puisse m’apporter Performance, Satisfaction, ou Apprentissage utile …

    Je suis tenté de te demander le remboursement du programme, qui n’est pas adapté aux difficultés que je rencontre en ce moment, mais ce ne serait pas une grande satisfaction. Mais si tu me propose un autre programme « en remplacement » qui puisse me correspondre mieux, je l’accepterais avec plaisir.

    • Bonjour Xavier,

      Je pense que dans ton cas, même si je ne connais que sommairement la situation, il y a des outils à) mettre de côté ! Ca ne veut pas dire qu’ils ne sont pas faits pour toi, mais que pour le moment, tu n’en vois pas l’intérêt.

      Pour ce qui est de la «pub mensongère», merci pour ce clin d’oeil, mais les outils que je propose ne sont pas sujets à exercices, mais à intégraion. En d’autres termes, tune dois pas chercher des idées pour les remplir coûte que coûte, c’est le flux de travail des tes journées qui les remplit automatiquement. J’ai une cliente qui a remplacé tous ses post-it par une matrice d’Eisenhower. Une autre qui a créé une matrice murale, et elle y colle des post-it ! Ca lui permet de déplacer les choses à faire d’une case à l’autre.

      Des choses à noter, et à catégoriser, on en a toute la journée ! Le fait de les catégoriser en croisant seulement deux critères (Urgent et/ou Important), permet de gagner un temps précieux. La matrice d’Eisenhower n’est pas un outil de créativité, mais de prise de notes et d’idées. C’est comme un agenda : lorsque je regarde ma semaine, je ne me dis pas «Alors qu’est-ce que je vais y placer comme rendez-vous ?». C’est lorsque j’ai un rendez-vous que j’ouvre mon agenda pour le noter.

      Ta présence dans les différentes programmes que j’ai créés, malgré une situation financière incertaine, démontre que l’Apprentissage est important pour toi. Peut-être devrais-tu partir à la recherche d’organismes locaux qui peuvent t’aider à te former. je ne parle pas de sociétés de formation, mais plutôt d’organismes d’Etat ou d’associations qui te mettront en contact avec des sociétés partenaires.

      Il te faut également un vrai projet et une ligne directrice. N’attends pas que le monde extérieur vienne te proposer des choses, crée ton futur emploi dans ta tête. Tu peux être à la fois réaliste et idéaliste. Ensuite, passe à l’action probante : une action, c’est même un coup de fil qui essuiera un refus. Ce n’est pas toujours le résulat qui compte, mais la conversation en elle-même. Parfois un simple message d’attente téléphonique peut te donner des idées.

      Je te donne un exemple tout bête :

      L’un de mes amis qui traversait des difficultés il y a 2 ans a entrepris d’enchaîner les petits boulots. Il a contacté l’URSSAFF pour se renseigner à propos de chèques-emploi-service. Normalement, c’est à l’employeur de les acheter, mais il comptait acheter des carnets pour les revendre à l’unité à ses employeurs divers. La chose était impossible. L’agent de l’URSSAFF s’est même moqué de son idée… mais avant d’entrer dans la conversation, le serveur vocal lui a proposé :

      Si vous êtes inscrit sous le régime de l’autoentrepreneur, tapez 3 !

      Il a retenu l’info et il a rappelé en tapant 3. Il est tombé sur une personne très compréhensive qui lui a expliqué comment créer son autoentreprise.

      Ce que je veux dire par là, c’est que lorsque tu entreprends une action, il faut t’attendre à un certain nombre de sérendipités. Ce sont des propositions du monde extérieur qui viennent à toi parce que tu es passé à l’ACTION ! Ces proposition sont à) prendre ou à laisser sans contrainte, mais dresse bien l’oreille et ouvre l’oeil : ce que tu perçois aujourd’hui n’a rien à voir avec ce que tu percevras au moment où tu passera à l’action effective.

      J’ai rencontré ma compagne par sérendipité. Pourtant le rendez-vous auquel je me rendais était plutôt d’ordre professionnel. Ceci dit, intérieurement, cette rencontre était espérée.

      Dès que tu passes à l’action dans un but précis et correspondant à ton monde INTERIEUR, que tu n’attends pas d’être «porté par le vent», il se produit une multitude de choses autour de toi. Ce sont des invitations du monde EXTERIEUR qui correspondent à des objectifs cachés ou «endormis» : à toi de les transformer ! Beaucoup de gens pensent que c’est du mysticisme. Mais c’est un phénomène logique : le monde qui nous entoure abonde d’idées et d’options. A toi de faire des choix et trouver des solutions en fonction de ce que TU PERCOIS. C’est la réalité de tous ceux qui passent à l’action malgré les contraintes, la peur ou les doutes (les gens qui réussissent en ont autant que ceux qui ne réussissent pas). La seule différence, entre les uns et les autres, c’est le passage à l’action : LA SOLUTION EST DANS L’ACTION !

      Il est très possible qu’au bout d’une journée d’actions improductives et décevantes, grâce aux idées et aux rencontres que tu feras pas sérendipité, tu en viennes à créer 3 matrices d’Eisenhower autour de 3 nouveaux projets, avec tant de choses importantes, que certaines d’entre-elles deviendront urgentes, car ta motivation te dira «si tu ne le fais pas aujourd’hui, cette action n’aura aucun sens demain, parce que tu n’auras plus la même Energie» !

      Crées ton avenir dans ton monde Intérieur, passe à l’action, et relève bien ce que le monde extérieur t’envoie.

      Pour ce qui est du remboursement tu peux la demander à Franck LEIBO sur inscription@virtua.fr. Ce sera fait sans discuter. Si je discute ici, c’est parce que c’est une zone de discussion, et je pense que si ta véritable intention était de te faire rembourser, tu n’aurais pas discuté non plus… Ce qui rejoint ta conclusion.

      Rappel des autres programmes :

      MEMORY-COACH
      OBJECTIFS-COACH
      PENSEE++
      CONFIANCE-COACH
      RICHE-ATTITUDE
      ZEN-COACH
      ANECDOTES-COACH (bientôt)

      A++

      Stéphane

      PS : Demande ce que tu veux, sans tenir compte des contraintes (intérieurs ou extérieures). Tu obtiendras souvent davantage. C’est TOUJOURS ce qui se produit quand on agit malgré le sentiment de peur, de contrainte ou de doute.

  3. Bonjour Stéphane,
    Merci pour ces deux premiers modules aussi passionnants qu’instructifs.
    Dans les commentaires précédents, vous parlez de la matrice d’Eisenhower. Cela m’a l’air très intéressant, aurais-je manqué quelque chose ?

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