Les méthodes et les techniques nous amènent souvent à utiliser des abréviations qui ont du sens. Vous en avez vu une dans mon précédent article : PAS = Performance, Apprentissage et Satisfaction, qui sont 3 axes de motivation auxquels vous pouvez rattacher vos projets, vos objectifs et vos tâches, pour avancer pas à pas, tel un équilibriste.

De même, vous avez SMART = Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini… SMART est une méthode qui vous permet de définir vos objectifs, de façon élégante et intelligente (avec finesse).

Intelligent et plein de finesse, c’est la définition du mot SMART en anglais…

Pour prendre une décision du TAC au TAC, posez-vous 3 questions, et vous pourrez dire OUI ou NON dans 80% des cas :

• Ai-je du Temps à consacrer aux conséquences de cette décision ?
• Ai-je assez d’Argent pour faire face financièrement aux conséquences de cette décision ?
• Ai-je assez Confiance en moi, et aussi aux autres acteurs impliqués dans cette décision ?

TAC=Temps, Argent et Confiance. C’est facile à retenir, et ça donne du sens à votre décision. C’est aussi un moyen de vous demander si la chose est IMPORTANTE pour vous.

Aujourd’hui, nous allons évaluer le POIDS de votre activité professionnelle. Si vous avez adhéré à TIME-COACH PLUS dans un but personnel, vous pourrez évaluer le POIDS de votre activité personnelle, en reformulant les exemples. Mais je pars du principe que gérer un foyer harmonieux est aussi une question de POIDS.

POIDS = Production, Optimisation, Intendance, Développement, Sens

Chacune de vos activités quotidiennes peut être rattachée a à l’une de ces thématiques. Voyons de quoi il s’agit :

Production

Quelle que soit votre fonction, vous avez une activité principale qui investit l’essentiel de vos journées. Pour faire simple : c’est l’activité qui vous rémunère.

Par exemple, si vous êtes à votre compte, vous devrez faire un peu de comptabilité. Ne serais-ce que réunir les documents nécessaires et les remettre à votre comptable. Cette activité est importante (pour votre entreprise), mais elle n’est pas productive. Pendant ce temps, vous ne gagnez pas d’argent ! Ce n’est pas votre activité de production.

A noter que si vous êtes comptable, la comptabilité est votre activité de Production. Il n’y a donc pas de règle absolue, mais relative à chaque métier et à chaque fonction. De même, si votre fonction est de gérer un catalogue de produits ou une équipe de productifs, la comptabilité analytique est productive, car c’est un outil qui vous permet de faire votre métier. Vous touchez un salaire pour établir ces tableaux, ces graphiques, ces comptes-rendus, etc.

Optimisation

Une activité d’optimisation consiste à améliorer l’environnement humain, matériel et logiciel qui optimisera votre productivité. Par exemple, lorsque vous testez différentes solutions logicielles qui vous permettront d’aller plus vite, vous ne gagnez pas d’argent. Mais vous le faites dans le but d’accélérer ou de simplifier votre travail de production. Il s’agit de distinguer ces deux tâches, car il est évident que si vous passez votre temps à optimiser vos outils, vous ne produirez pas ! Ce qui n’a aucun sens. C’est malheureusement l’un des travers dans lequel tombent beaucoup d’entrepreneurs (surtout les solo), car optimiser, c’est très motivant et utile. Mais il y a une condition : la production doit être en vitesse de croisière.

Intendance

Pour reprendre un exemple déjà cité, si vous avez créé votre entreprise dans le but d’exercer votre métier, la comptabilité représente une activité d’intendance POUR VOUS : réunir, classer, vérifier, transférer au comptable… Ca prend du temps, c’est important, mais ça n’a rien à voir avec votre objectif professionnel.

Faire le ménage dans vos locaux est également une activité d’intendance. Si vous le faites vous-même, c’est un choix relativement coûteux en temps. Si vous faites appel à du personnel extérieur, le temps nécessaire pour vous en occuper est moindre, et se rattache plutôt à de la comptabilité d’intendance (payer l’entreprise de nettoyage, classer la facture, etc.) ou de la communication d’intendance (négocier, expliquer, recadrer).

Il existe d’autres activités d’Intendance comme le montage d’un meuble, le raccordement d’un nouveau téléphone, l’installation d’un ordinateur…

Sur ce dernier point, ne confondez pas Optimisation et Intendance. L’Optimisation consiste à améliorer votre production grâce à des solutions matérielles et logicielles. Mais l’installation des logiciels et le transfert des licences est de la pure intendance. Vous pouvez déléguer l’installation de logiciels à un informaticien en quelques mots, mais vous ne lui déléguerez pas les tâches d’Optimisation de votre production. Au mieux, vous travaillerez avec un informaticien-Conseil sur les diverses solutions (optimisation), mais lorsque la décision sera prise, l’installation est de la pure intendance.

Développement

Toute entreprise aspire à se développer. Cette catégorie contient toutes les activités qui ont pour vocation de la faire évoluer. Par exemple, rédiger une publicité est une tâche relative au Développement de l’entreprise. Ajouter de nouveaux produits au catalogue aussi. Trouver des partenaires, embaucher, participer à des formations et de séminaires, augmenter le nombre de membres de son réseau, etc. sont également des activités de Développement.

La confusion avec l’Optimisation est possible, mais rappelez-vous que l’Optimisation concerne l’amélioration de la Production (être plus rapide et plus efficace), alors que le Développement permet surtout de multiplier la production (créer plus de travail, ajouter de nouvelles activités).

Sens

Est-il possible que votre activité professionnelle ne vous apporte rien personnellement ? J’en doute ! Certes, il existe beaucoup de gens qui ne travaillent que pour payer leur loyer, et qui seraient prêt à accepter n’importe quel autre poste mieux rémunéré. Mais ce dont je suis sûr, c’est qu’ils ne s’inscriront pas à un programme tel que TIME-COACH PLUS. Je suis donc sur un terrain conquis… Ou presque, car parfois il y a des passages à vide qui nous font croire que ce que nous faisons n’a aucun sens… Il est donc important de maintenir nos SENS en éveil, pour rester dans la course.

Lorsque vous organisez une fêtes de fin d’année, que vous participez au pot d’adieu d’un employé, que vous aidez un client à prendre une décision (qui n’est pas forcément en rapport avec votre activité), que vous commandez de préférence chez un fournisseur qui vient d’avoir un contrôle fiscal, que vous faites un cadeau (choisi) à un client, que vous encouragez un collègue à passer un concours, etc. vous donnez du SENS à votre activité. Tout ceci ne pourrait exister si vous n’aviez pas une activité professionnelle. Et pour beaucoup de gens, le choix même du métier est nourri par ce SENS.

Ces activités demandent du temps. C’est parfois compliqué au point de perturber vos priorités et votre planning, mais ça vaut le coup ! Le feedback émotionnel que vous ressentez vous motive pour tout le reste. D’une certaine manière, les activités qui donnent du SENS à votre travail produisent de l’Energie vitale aux 4 autres activités.

Le piège est comme pour toute chose, dans le dosage. Car s’il est évident qu’une action solidaire (par exemple) est riche de sens, elle peut, lorsqu’elle est mal gérée, saboter l’activité toute entière. Tant au niveau du temps qu’elle prend aux activités productives, qu’au niveau de l’image qu’elle donne de vous. Ca mérite réflexion, et le point de départ consiste à IDENTIFIER les activités de ce type qui donnent de l’Energie, et celles qui en enlèvent. Sachant que la même activité peut être particulièrement Energétique en janvier et devenir néfaste en avril… C’est donc un sujet SENSible.

Retour aux techniques de base

La liste des choses à faire (TODO-LIST) que vous créez chaque matin sera améliorée dans les jours à venir, au point de devenir un outil de pointe ! Nous allons l’affiner ensemble. Le premier affinage que je vous propose est de qualifier vos 7 tâches du jour en écrivant simplement une lettre entre parenthèses derrière son énoncé. Cette lettre correspondra à l’une des initiales représentées par le mot POIDS. Vous pouvez en faire autant sur votre carte hebdomadaire, et votre crapaud du matin (relisez le module 1 si nécessaire). Et même avec les engagements inscrits sur votre agenda (ou le plan hebdomadaire que je vous ai livré dans le module 5).

Vous disposez d’une liste très riche d’activités. Une petite qualification vous permettra de mesurer quel temps et quelle importance vous donnez à chaque catégorie. Ceci pourra expliquer bien des choses concernant votre situation. Par exemple, si vous vous comportez en optimisateur au détriment de la production, alors que votre trésorerie ne le permet pas, il est temps de changer de profil quelques temps. Vous avez une explication claire et nette de la raison pour laquelle l’argent ne rentre pas : il est temps de donner priorité à la PRODUCTION. Ce contrôle, même s’il paraît léger, vous permet d’avoir des indicateurs précieux.

Lorsque j’accompagne des chefs d’entreprise, après analyse du P.O.I.D.S., je leur soumet, un certain nombre d’interprétations, et ils choisissent ce qui leur paraît juste. En tant qu’auto-coach, il vous appartient de vous poser des questions, et de remettre en question certaines activités qui sont finalement moins urgentes ou moins importantes qu’il n’y paraît.

Il est également possible que certaines tâches manque complètement à l’appel. Par exemple, les tâches d’Optimisation ou les tâches de Développement.

– Pourquoi ?

Si vous vous entendez dire : «parce que je n’ai pas le temps !», remplacez cette expression populaire par «parce que je ne veux pas me remettre en question !». Ainsi, vous pourrez envisager un changement positif.

Voici une piste :

La loi des 80/20

La loi des 80/20 est simple d’apparence. Lorsqu’on la voit passer, on se dit que c’est «sympa» comme idée, et bien vrai… Mais ceux qui l’utilisent, ceux qui décident de se servir de cette loi dans leur quotidien, font des miracles. C’est un peu comme la loi de la gravité, certaines personnes se disent que c’est intéressant mais inutile en pratique, d’autres envoient des fusées dans l’espace !

La loi des 80/20 est énoncée comme suit :

• Environ 80% des effets sont produits par 20% des causes.

Vous pourrez le vérifier dans votre activité :

• Environ 80% de votre chiffre d’affaires est réalisé grâce à 20% des clients
• 80% d’accomplissement d’un projet, a été produite par 20% des efforts
• 80% de votre chiffres d’affaires est dû à la vente de 20% de produits (de votre catalogue)
• Etc.

Quoi que vous observiez, il y a toujours une loi de 80/20 qui peut vous sauter aux yeux !

Les applications commerciales sont nombreuses (par exemple : profiler les meilleurs clients pour créer des messages publicitaires qui les motivent spécifiquement,  au lieu de créer des messages publicitaires qui tentent de convaincre les petits clients d’acheter plus). En économie, cette loi apporte également des solutions. Mais ce qui va nous intéresser, c’est ce qu’elle apportera à votre gestion du temps. Car :

80% des résultats que vous obtenez nécessitent 20% de votre temps !

Ce qui implique aussi que 80% de votre temps sert à produire seulement 20% des résultats que vous obtenez…

Dans chaque catégorie du POIDS, vous pourrez observer cette règle.

Le proposition est alors la suivante :

Puisque vous disposez d’un outil de mesure et de qualification de votre temps, et également un loi qui vous permet d’aller plus loin, plus vite, plus haut ! Qu’allez-vous pouvoir faire de tout ça ?

Planifiez-vous une séance pour y réfléchir ! Un vrai rendez-vous avec vous-même, la semaine prochaine ou dans deux semaines (ne vous lancez pas tout de suite, car il est important de laisser les idées apparaître). Continuez à qualifier vos activités chaque matin avec l’une des cinq initiales, et vous trouverez des moyens de consacrer davantage de temps aux activités qui produisent le plus de résultats catégorie par catégorie.

• Encore plus de Production
• Encore plus d’Optimisation
• Encore plus d’Intendance
• Encore plus de Développement
• Encore plus de SENS

Certains clients me disent par fois :

– Ah non Stéphane ! Surtout pas plus d’Intendance. J’en ai déjà assez comme ça… Voilà qui est intéressant : très intéressant ! Ca me fait penser au gens qui ne veulent pas gagner plus d’argent parce qu’ils ne veulent pas payer plus d’impôts. La plupart du temps, c’est parce qu’ils ne savent pas optimiser leur argent, qui risque effectivement de partir vers cette contribution imposée par l’Etat, s’ils ne contribuent pas autrement (et volontairement) à mesure qu’ils s’enrichissent.

Un exemple de réflexion simple : si vous faites vous même votre ménage et qu’il ne s’agit pas (POUR VOUS) d’une activité pleine de SENS, qu’il s’agit d’une contrainte obligatoire parce que vous n’avez pas les moyens de faire autrement… Il vous sera plus facile de déléguer le ménage à du personnel qualifié, lorsque votre entreprise sera plus productive. le (P), c’est la source financière ! N’en cherchez pas d’autres… La solution est là : quelles sont les actions qui vous rapportent 80% du CA ? A quelles autres actions pouvez-vous renoncer ? Lesquelles pourriez-vous sous-traiter ? Voilà des questions qui vous amèneront vers des activités de type (D). Si vous les choisissez judicieusement, quelques petits changements produiront de grands résultats. C’est le principe des 80/20 !

Conclusion du dilemme : ce n’est pas parce que vous êtes en saturation de tâches «ingrates» que vous n’avez pas le temps de produire plus, mais parce que vous ne consacrez pas assez de temps à la Production, que vous en êtes réduit à faire des tâches «ingrates».

A++

Stéphane SOLOMON