Préparez-vous à découvrir une pratique qui changera radicalement votre vision de la concentration. On l’appelle le POMODORO… qui signifie «tomate» en italien. Mais il ne s’agit pas de d’importe quelle tomate. Il s’agit de celle-ci :

Ma grand-mère avait ce genre d’objet dans sa cuisine ! C’était à l’époque où les minuteries n’étaient pas incorporées dans les fours. Il fallait les éteindre soi-même. Ce genre d’objet permettait de surveiller le temps tout en faisant abstraction de l’heure. Ca a l’air de rien, mais c’est énorme : VOUS décidez à partir de quel moment le temps commence à devenir IMPORTANT pour une chose bien précise, et combien de temps il lui faut pour agir. Qu’il soit 10h07 du matin, ou 15h12, vous pouvez lancer la cuisson d’une tarte aux pommes en un tournemain, sans faire de calculs savants.

Mais avant de vous présenter une technique équivalente qui peut s’appliquer à votre gestion du temps hors d’une cuisine, étudions ensemble un préalable nécessaire :

Les interruptions

Faites-vous la distinction entre une pause et une interruption ? Si votre travail nécessite parfois de longues périodes de concentration, il est clair que la réponse est OUI.

Prenons une activité qui demande un très haut niveau de concentration, et donc 15 à 20 minutes avant d’atteindre le seuil d’efficacité optimum. Au bout de 20 minute vous êtes pleinement efficace. Problème : un client vous appelle pour vous poser une question… Vous SORTEZ de votre tâche en cours, pour vous focaliser sur une autre. Si le traitement de la demande dure moins de 2 minutes, il vous faudra 3 minutes pour RETROUVER votre niveau de concentration antérieur.

C’est l’interruption idéale. Il vaut mieux éviter sa répétition, mais lorsqu’elle dure moins de 2 minutes, le RETOUR vers le niveau de concentration antérieur se fait en 3 minutes.

Si l’interruption dure 5 minutes, il vous faudra environ 10 minutes !

Si l’interruption dure 10 minutes ou plus, il vous faudra environ 15 minutes !

Ces chiffres sont donnés à titre d’exemple. Le “temps de récupération” peut être plus long ou plus court selon le type d’activité et votre degré d’expertise. Mais le principe reste le même : plus l’interruption est longue, plus il vous faudra de temps pour retrouver un bon niveau de concentration.

Voici un schéma décrivant une activité régulièrement interrompue :

• En rouge = le temps de pleine efficacité
• En orange : le temps nécessaire pour atteindre le plein niveau d’efficacité (temps de récupération)
• En gris : le temps de l’interruption (efficacité zéro)

Sur ce schéma, 95 minutes ont été nécessaires pour venir à bout d’une activité estimée à 60 minutes. Sur ces 95 minutes, 40 minutes sont pleinement efficaces, 48 minute sont partiellement efficaces, et 17 minutes correspondent aux interruptions diverses. Remarquez que pour 17 minutes d’interruptions, on vous prive de 48 minutes d’efficacité totale.

L’efficacité zéro n’existe pas en soi. Elle est relative à une activité. Lorsque vous répondez à un client, vous êtes efficace pour ce client. Mais votre efficacité concernant la tâche interrompue chute à zéro. Donc vous vous consacrez au client au détriment d’une activité choisie, planifiée, importante (voire urgente et importante). Cependant, aucun reproche à l’horizon, car vous faites votre travail en répondant à ce client… C’est juste votre efficacité globale qui en prend un coup. Ce n’est pas facile à percevoir, car vous restez dans l’action ! C’est en fin de journée, ou de semaine qu’on en prend conscience…

Notre cerveau est multi-tâches, mais pour des activités nécessitant un plein rendement, toute interruption (incident, discussion, recherche d’information, tâche complémentaire…) ralentit de façon considérable l’activité en cours. Quand on connaît ce principe, il n’est pas étonnant de constater que des tâches initialement estimées à 3 heures, peuvent durer toute une journée.

Les sur-interruptions

Lorsqu’on vous interrompt trop souvent, il se produit un phénomène très stressant : la nième interruption intervient alors que vous êtes en plein RETOUR vers votre activité choisie. En fait, on vous laisse rarement (voire jamais) atteindre votre niveau de concentration optimum :

Dans ce cas, il est impossible d’envisager une fin de tâche. D’ailleurs vous ne vous y trompez pas, 3 ou 4 interruptions, et vous procrastinerez volontairement ! Pire : la propension naturelle est de considérer que c’est une «tâche maudite». Elle est tellement interrompue, que ça en devient mystique ! Elle sera donc procrastinée plus facilement le lendemain…

Et que penser des interruptions qui cassent les interruptions ?  Et oui, ça existe : vous répondez à un client et on vous demande de le mettre en attente pour imprimer un document urgent. Vous chargez le document, et on vous demande de corriger un graphique. Vous commencez à le corriger et l’ordinateur plante, etc.

“ON” n’existe pas, ou le principe du “locus interne” !

Je viens de parler du fameux “ON” :

• On vous interrompt
• On vous demande
• On vous sollicite

Qui sont ces “ON” ?

Ce sont VOS choix !

• Si votre téléphone sonne alors que vous êtes en pleine concentration sur un schéma ou sur des chiffres compliqués, répondre est un choix ! Le fait même que vous autorisiez ce téléphone à sonner est un choix…
• Si vous recevez un «poke» de FACEBOOK ou si la fenêtre surgissante de SKYPE se met à à crier “Kikou ! J’ai gagné un Bounti glacé à la foire au cochons”, c’est encore un choix. Vous avez la possibilité de faire taire ces interruptions en deux clics.
• Si vos collègues, et vos supérieurs hiérarchiques vous interrompent en pleine activité alors que ça peut attendre, c’est un choix également.
• Si vos clients peuvent vous contacter à n’importe quel moment et s’attendent à vous trouver au bout du fil, ça s’appelle une “Relation Clientèle”. La “Relation Clientèle” est un choix de l’entreprise (il faut l’espérer), et c’est un concept qui s’organise et se recadre.

Le locus de contrôle interne est une attitude qui consiste à se considérer comme ACTEUR de sa vie, et non comme spectateur et encore moins comme victime. Inutile de blâmer les autres. Le locus interne s’oppose au locus externe.

Une personne qui réagit selon un “locus externe”, se dit qu’elle ne peut rien changer à ce qui lui arrive. C’est le destin, le conjoint, le patron, les collègues, les associés, le banquier, le système, l’univers, D.ieu… qui décident ! Inutile de lutter ! Ainsi va la vie…

Le coaching encourage le locus interne : votre associé a détourné de l’argent de l’entreprise ? Il a tort évidemment ! Mais vous, vous devriez apprendre à mieux choisir vos associés ! Vous allez devoir mieux contrôler les comptes, et surtout, lors de la confrontation, vous assurer une bonne défense et un maximum de preuves. Sinon, c’est lui qui continuera à choisir quelle sera la suite de votre vie.

Votre ado vous fait du chantage affectif : «si tu ne m’emmènes pas voir STAR WAR XII mercredi à 11h, c’est que tu ne m’aimes pas !»… C’est la vie qui veut ça. Il faut bien qu’à un moment de sa vie, son locus de contrôle externe lui fasse dire «Je n’ai pas demandé à vivre, c’est toi qui a décidé ça pour moi !». Ca mérite votre attention, des heures de lectures sur le comportement des ados, et des séquences de recadrages (éventuellement accompagnées par un professionnel) mais ça ne veut pas dire que votre vie doit être tributaire de ses hauts et ses bas. Quant à vous en plaindre à longueur de temps avec un collègue qui est lui aussi paumé avec son ado… Quel intérêt ? Ne serait-il pas plus judicieux de modéliser quelqu’un qui maîtrise la situation ?

En d’autres termes, il est préférable reconnaître un problème et de s’en occuper avec force et courage, plutôt que d’attendre une interruption, et de se dire «Ah… Là, je n’ai plus le choix, c’est le moment d’agir ! ».

J’ai travaillé seul (à mon compte) pendant des années. Certaines de mes activités nécessitaient un haut degré de concentration. Ce sont ces activités là qui constituaient mon revenu. Il me fallait 3 heures par jour de haut rendement. Pensez-vous que mes clients s’en rendaient compte et évitaient de m’appeler, pour que je puisse mieux les servir ?

Mes clients m’appelaient quand ils le voulaient, et vous savez pourquoi ? Parce que je leur ai dit la phrase magique :

Si vous avez la moindre question, appelez-moi !

Donc si “ON” m’appelait sans cesse, c’est parce que “JE” l’avais décidé. Je l’ai même demandé !

Vous pouvez faire le tour de vos interruptions. Vous constaterez plusieurs choses :

• Ce sont souvent les mêmes personnes qui vous interrompent (ça se recadre)
• On vous interrompt souvent pour les mêmes raisons (vous pouvez anticiper)
• La plupart du temps, lorsque vous PROPOSEZ de reprendre cette interruption plus tard, “ON” l’accepte
• Il vous arrive de planifier une activité longue et délicate, alors que vous savez d’avance qu’ON vous interrompra
• etc.

Tout dépend de vous, et… de votre SYSTEME D’IMPORTANCE. Car si vous estimez qu’il est important POUR VOUS, d’être disponible à toute heure, quelle que soit votre activité, quelle que soit la nature de l’interruption, alors c’est parfait. “ON” fera son apparition aussi régulièrement et soudainement que vous l’y autorisez.

Laissez la porte de votre bureau ouverte, et vous obtiendrez des dizaines d’interruptions par jour, parfois juste pour rire. Fermez la porte de votre bureau, et vous réduirez ces interruption de trois quarts. Accrochez «DO NOT DISTURB» sur la poignée, et vous réduirez le quart qui reste de moitié.

La solution équilibrée, consiste à choisir ses heures de travail pointu, et ses heures de disponibilité. Par exemple, entre 15h et 16h30, vous n’êtes là pour personne ! Il m’est arrivé d’installer une ampoule “ON AIR” (comme dans les studios de radio et d’enregistrement) au seuil de mon bureau, pour éviter d’être dérangé pendant mes heures de “travail pointu”, ce qui me permettait d’achever mon travail en solo, et de me rendre pleinement disponible pour mon équipe par la suite. Mes collaborateurs ont fini par prendre l’habitude, et j’ai enlevé l’ampoule… L’utilisation de techniques, même décalées, est parfois nécessaire pour éduquer les autres, et pour s’éduquer soi-même !

Comment noter vos interruptions

Je reviens à la grille du temps : votre principal outil de planification quotidienne :

Dans mon précédent message, j’ai fait référence à une interruption d’ordre technique. J’étais en plein élan, et ma transaction par Carte Bancaire a été interrompue. J’ai donc noté la cause de l’incident et j’ai planifié les actions nécessaires pour que cette cause disparaisse, car je savais que cette interruption de 20 minutes pourrait me pénaliser au prochain achat (même si j’ai trouvé un itinéraire bis).

La plupart du temps, lorsque vous prenez du retard, c’est à cause d’une ou plusieurs interruption. Vous avez donc l’outil idéal pour noter cette interruption et les dommages causés.

Voici deux exemples :

Je dois contacter la banque pour éviter cet incident une nouvelle fois.

C’est la cinquième fois que Martine m’interroge sur le même sujet, en pensant que “ce n’est pas la même chose”. Et c’est toujours urgent et important, pour elle ! Je vais devoir lui consacrer un temps de formation en interne, et un gentil recadrage.

La technique du POMODORO

Le principe de cette technique est simple. Mais si vous la mettez en pratique, elle vous apportera bien plus que ce à quoi elle est destinée. La technique du POMODORO est basée sur un constat expérimental : l’attention baisse sensiblement au delà de 30 minutes de concentration. D’abord par paliers, puis de façon plus rapide.

Différentes expériences ont été tentées pour améliorer la concentration. Celle qui a été retenue est très naturelle : elle consiste à se reposer 5 minutes VOLONTAIREMENT avant la chute d’attention, c’est à dire au bout de 25 minutes exactement (il faut enclencher un minuteur de 25 minutes lorsque vous commencez à exécuter votre tâche “pomodorable”).

En général, on pratique cette techniques pour des activités longues. Les connaisseurs aiment dire : “je vais y consacrer 5 pomodori” (au lieu de dire 2h30) ! Le pomodoro devient donc une unité de temps de travail.

La pause consiste simplement à se dégourdir les jambes, écouter une chanson, regarder une bande annonce, prendre rendez-vous chez le coiffeur, etc. Il faut SORTIR de son activité pour y retourner avec un nouvel état d’éveil. La consigne est stricte : 5 minutes, à quelques secondes près !

Evidemment, cette technique n’a de l’intérêt que si vous vous consacrez pleinement à l’activité planifiée. Si vous répondez au téléphone en pleine activité, il ne s’agit plus d’une pause volontaire, mais d’une interruption inattendue : ce n’est pas un POMODORO. Ce n’est qu’une “bonne intention”.

Le stress et les autres émotions ont une influence majeure sur votre capacité de concentration. Il est donc évident qu’une pause prévue de 5 minutes, faisant partie d’une technique VOLONTAIRE, aura un meilleur effet que 2 minutes d’interruption qui “tombent mal”.

Voici donc un schéma, que vous pourrez comparer au premier. Il s’agit de la même activité :

Finalement, il faut moins de deux pomodori pour en venir à bout ! et “ON” attendra la fin de votre session !

Remarque : Vous savez que je suis très attaché à la personnalisation des techniques, car je considère chaque individu comme unique. J’ai une bonne capacité de concentration. J’ai donc tenté des séquences actives de 35 minutes (voire 45) associées à des pauses de 3 à 7 minutes. Curieusement, c’est le rapport 25/5 qui donne de meilleurs résultats, même pour des personnes qui ont l’habitude de se consacrer à des tâches périlleuses. Vous pouvez expérimenter cette technique naturelle et sans danger sur vous-même. Vous verrez ! C’est étonnant. Lorsque le résultat est mesurable (lecture, calculs, saisie, une opération répétitive, etc.), on peut facilement constater la différence (nombre de pages lues, de lignes saisies, d’appels passés, etc.)

La valeur de la pause

Un jour, un rabbin m’a demandé en combien de temps le monde fut créée (selon les saintes écritures évidemment). Après réflexion, en bon mathématicien, je lui ai répondu «en 6 jours !». Il prit un air sceptique (c’est un gros effort pour un rabbin), et me dit «tu en es sûr ?». J’ai fièrement livré le fruit de ma réflexion :

– La réponse qui vient naturellement, c’est UNE SEMAINE, mais il est clairement écrit que D.ieu créa le monde en 6 jours, et que le septième jour, il se reposa…

Le vieux sage décida alors de me livrer la conclusion de l’enseignement sous forme de question :

– Et si le repos faisait partie intégrante de la création ?

A++

Stéphane SOLOMON

Ressources extérieures :

• The POMODORO TECHNIQUE ® (en anglais)
• le POMODORO sur WIKIPEDIA
• Une application iPhone
• Une application Androïd
• Une application WEB (Mac et PC)